Europroof Premium - Felhasználói kézikönyv

Elérése: Értékesítés –> Karbantartás –> Számlák karbantartása –> Felső menüsor –> (Helyesbítés)ikon

vagy

Értékesítés –> Karbantartás –> Számlák karbantartása –> Felső menüsor –>  (Új)ikon

Ezzel a funkcióval lehetséges helyesbítő számlát kiállítani a rendszerben. A helyesbítő számla egy számlával egy tekintet alá eső, önálló módosító okirat. Az eredeti számla tételei és a módosító számla tételei együtt adják ki a fizetendő összeget.
A helyesbítő számla is helyesbíthető. A rendszerben korlátlan számú helyesbítő számla kiállítására van lehetőség.

Fontos! A helyesbítő számla csak az eredeti számlával és annak korábbi helyesbítő számláival együtt érvényes.

A helyesbítő számla kiállításával lehetőség nyílik az elrontott számla adatok kiállítására. A helyesbítő számla az alábbi számla adatok javítására szolgál:

- fizetési mód (értékesítésre engedélyezettek közül lehet választani, mint a számla esetében), 
- fizetési határidő,
- megjegyzés,
- szállítási név, cím és mód,
- számla tételek minden adata.

Az eredeti számla alábbi adatai NEM javíthatók a helyesbítő számla kiállításával:

- ügyfél adatok (ügyfél nem cserélhető, adatai nem javíthatók!),
- számlakibocsátó adatai,
- teljesítés dátuma,
- ÁFA típus,
- nyelv,
- pénznem,
- árfolyam,
- számla formátuma (papír, papír + PDF, E-számla, stb.)
- a tétel adatok nem helyesbíthetők oly módon, hogy legalább egy tétel ne maradna a helyesbítés eredményeképpen.

Fontos! Csak normál és helyesbítő számlák helyesbítése lehetséges a rendszerben.

Helyesbített számla, korábbi jóváíró számla, korábbi jóváírással érintett számla, sztornó számla, sztornózott számla, összevont számla, részben vagy egészben feldolgozott előleg számla, illetve visszatartással érintett számla esetében helyesbítő számla kiállításása nem lehetséges! Erről a rendszer egy figyelmeztetést jelenít meg.

A rendszerben egy eredeti számlához közvetelnül egy helyesbítő számla tartozik., azonban a helyesbítő számlához is tartozhat további helyesbítő számla, így közvetve egy eredeti számlának több helyesbítése is lehet.

Helyesbítő számla létrehozása

Helyesbítő számlát a rendszerben Főmenüből nem lehetséges kiállítani, kizárólag az alábbi módok egyikén érhető el.

Helyesbítő számla létrehozásához válassza ki a karbantartóban a helyesbíteni kívánt számlát, majd a Felső menüsor(Helyesbítés) ikonra kattintva betöltésre kerül a Helyesbítő számla bizonylatkészítő ablak:

 

Vagy,

Helyesbítő számla létrehozásához válassza ki a karbantartóban a helyesbíteni kívánt számlát, majd a Felső menüsor   (Új) ikonra kattintva, a Karbantartás - Új bizonylat ablakban válassza az Új bizonylat - Helyesbítő számla opciót, majd kattintás a  (Tovább) gombra:

Helyesbítő számla kiválasztása esetén az Új ügyfél választása opció nem elérhető.

Új másolat funkció a helyesbítő számla esetében nem használható. A helyesbített normál számla esetében egy tájékoztató üzenetet jelenít meg a rendszer a Karbantartás - Új bizonylat ablakban arról, hogy a rendszer csak az adott számla tartalmát másolja, nem pedig a helyesbítéssel előállt, logikailag összefűzött tartalmat: "A választott bizonylat helyesbített! Az 'Új bizonylat másolat' funkció csak az eredeti bizonylatot másolja, nem a helyesbítéssel előállt bizonylat tartalmat!"

 Abban az esetben, ha már létezik készülő helyesbítő bizonylat a rendszerben (ideiglenes - mentett, folytatásra váró bizonylat esetében), a rendszer erről egy Ellenőrzés ablakot jelenít meg:

A bizonylat szerkesztő ablakban pedig egy ideiglenes bizonylatot egy időben csak egy felhasználó szerkeszthet.

Fontos! Helyesbítő számla kiállításakor a rendszer ellenőrzi, hogy a bejelentkezett telephely és az eredeti számla kiállításának telephelye megegyezik-e, mert helyesbítő számla kiállítása csak az eredeti számla készítésének telephelyén lehetséges.

Helyesbítő számla rögzítése

A rendszerben a helyesbítő számlákhoz új bizonylat tömb és bizonylat típus létrehozása szükséges. A helyesbítő számla így külön bizonylattömb alapján számozódik és hivatkozza a helyesbített számlát. A helyesbítő számla közös státuszokat kezel a rendszerben a normál számla, előleg számla, stb. bizonylatokkal, így a helyesbítő számla esetében is a közös listából lehet státuszt választani.

Helyesbítő számla rögzítéséhez válassza ki a karbantartóban a helyesbíteni kívánt számlát, majd a helyesbítő számla létrehozásának egyik módját kiválasztva betöltődik a Helyesbítő számla bizonylat készítő ablak.

A bizonylat készítő ablak kiinduló állapotban az eredeti számla adataival kitöltve jelenik meg.

A helyesbítő számla az eredeti/helyesbített számla összes tételét fordított és azonos előjellel tartalmazza, melyek a készülő bizonylaton a  /  Helyesbített tételek megjelenítése bepipálásával jeleníthetők meg. A fordított előjelű tételek a tétel listában rejtettek, előnézeti képen azonban láthatók. Új tétel rögzítéséhez használja az  (Új) gombot, a tétel módosításhoz a  (Módosít) gombot, vagy a tétel törléséhez a (Töröl) gombot.

A fordított (pirossal jelölt tételsorok) előjelű tételek esetében a megjegyzés nem kerül megjelenítésre. A fordított előjelű tételek adatai nem szerkeszthetők, ezek a tételek nem törölhetők. A fordított előjelű tételek alapértelmezetten mindig a bizonylat elején helyezkednek el, azonban a sorrendjük szabadon változtatható.

Az azonos előjelű tételek bármely adata szerkeszthető, továbbá ezek a tételek törölhetők, sorrendjük szabadon módosítható. A bizonylat új tételekkel is kiegészíthető, akár előzmény bizonylat alapján is.

Jogosultság függvényében lehetőség van a Cikk nevének átírására a  (Cikk név módosítása) ikonra kattintva (max. 50 karakter), valamint annak a Cikk törzsben rögzített nevére történő visszaállítására a  (Cikk név visszaállítása) ikon segítségével.

A bizonylat kiinduló végösszege nulla. A tétel adatok módosításával - ha a helyesbítő számla végösszege negatív - akkor a vevő felé irányuló követelés összege csökken az eredeti számlához képest, amennyiben a helyesbítő számla végösszege pozitív, abban az esetben a vevőnek további fizetési kötelezettsége keletkezik.

Helyesbítő számla esetében az előzmény választó funkciók a normál számla esetei szerint érhetők el, kivéve Összevont számla.
Proformából készített számla helyesbítése esetében előzmény bizonylat nem választható.

A csoportos termékek helyesbítése:

A csoportos termékek a helyesbítő számla kiállítása során

- együtt törölhetők, mozgathatók,
- csak a csoportos termék adatai módosíthatók, a részterméké nem.

Helyesbítő számla mentése

A helyesbített adatok megadását követően a  (Rögzít) gombra kattintva a rendszer a bizonylat rögzítése előtt egy áttekintő ablakot jelenít meg, mely segítségével ellenőrizhető a helyesbítéssel előálló adattartalom.

Amennyiben az áttekintő ablakban megjelenítésre kerülő helyesbített adatokat szeretné rögzíteni, abban az esetben válassza a  (Rögzít) gombot. A  (Mégsem) gombra kattintva a bizonylatkészítés folytatható.

A helyesbítő számla eredeti számlához képest fordított előjellel szereplő tételei a rögzítéskor:

- sztornózzák és feldolgozzák a helyesbített számla tételeket,
- az esetleges kapcsolódó készletmozgásokat visszavonják,
- az esetleges kapcsolódó előzményeket visszanyitják.

A helyesbítő számla azonos előjelű tételei a rögzítéskor:

- normál számla tételként viselkednek és rögzülnek,
- az esetleges kapcsolódó előzményeket feldolgozzák/újra feldolgozzák,
- esetleges készletmozgásokat generálnak.

Az eredeti számla tételei feldolgozottá válnak, a továbbiakban már nem sztornózhatók, újra nem helyesbíthetők. A továbbiakban a sztornó és helyesbítő funkciókat a bizonylatláncban az utolsó helyen álló számlával van lehetőség elvégezni. A helyesbített - helyesbítő számla előzmény viszony miatt a karbantartó felső menüsorán található bizonylat  (Kapcsolatok) funkció mutatja a számlák közötti kapcsolatot és magát a bizonylatláncot, valamint lehetővé teszi az ugrást a helyesbítő számlára is.

Mivel az ügyfél adatai a helyesbítő számlával nem javíthatók (ebben az esetben a sztornó számla, majd új számla készítése a megoldás), így a helyesbítő számlán az ügyfél adatai a helyesbített számlával megegyezően szerepelnek, a rendszer nem az ügyfél törzset veszi figyelembe.

Jótállás

A rendszer a helyesbített számlához tartozó jótállási jegyet sztornózza, a helyesbítő számla azonos előjelű tételeihez pedig új jótállási jegyet generál. A helyesbítő számla alapján generált jótállási jegyek a számla teljesítési dátumára kelteződnek. (A szállítólevél alapján létrejött jótállási jegy esetében a rendszer a szállítólevél keltezési dátumára készíti el a jótállási jegyet.)
A jótállási jegyen feltüntetésre kerül, hogy mely bizonylat alapján került kiállításra.

Pénzügyi rendezés

A rendszer a helyesbítő számlát a pénzügy modulban a helyesbített számlához csatolja, a követelés a helyesbítő számlának megfelelően változik.

A kapcsolódó bizonylat megadásakor helyesbítő számla bizonylatok is választhatók a Pénztár ki- és befizetés, valamint a Banki forgalom rögzítés esetében.

Fontos! A helyesbítő számla nem változtat a helyesbített számlához tartozó pénzügyi rendezéseken. Azt a felhasználónak kell megtennie a helyesbítő számla kiállítását követően a rendszerben.

Abban az esetben, ha egy helyesbíteni kívánt számlához pénzügyi rendezés kapcsolódik, arról a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg a  (Rögzít) gombra kattintva.

Nyomtatás

A helyesbítő számlák esetében a számla nyomtatási képek aktuális beállításai érvényesek. A nyomtatási kép címében a "Számlával egy tekintet alá eső okirat" megnevezés kerül.

Helyesbítő számla karbantartása

A helyesbítő számlák a normál számlákkal együtt jelennek meg a Számlák karbantartása ablakban. A helyesbítő számlákat a listában külön színnel jelölhetjük. A színezés paramétere a Törzsadatok - Egyéni paraméterek - Bizonylatok - Színezés beállításai között állítható be. (Bővebben a törzsadatokról a Törzsadatok-Egyéni paraméterek c. fejezetben olvashat.

A helyesbített számlák nem jelölhetők külön színnel a kiegyenlített, kiegyenlítetlen, lejárt és kiegyenlítetlen, nem lejárt színezések miatt, így amennyiben egy helyesbített számlára több színezésbeállítás is vonatkozik, a Számlák karbantartása ablakban a Helyesbítve oszlopban látszik, hogy az egyes számlák esetében történt-e helyesbítés.
A sztornó számla színezése magasabb prioritású, mint a túlfizetés színezése, ezért a sztornó számla a sztornónak megfelelő színnel kerül megjelenítésre a Vevői követelések, szállítói tartozások listában.

Helyesbítő számla Stornó

A helyesbítő számla sztornózható. Mindig a bizonylatláncban az utolsó helyet elfoglaló helyesbítő számla sztornózására van lehetőség. Ebben az esetben az egész bizonylatlánc sztornózásra kerül. Helyesbítő számla sztornózásakor, ha E-számláról van szó, az E-számla paraméternek bekapcsoltnak kell lennie, tekintettel arra, hogy a számla formátuma nem módosítható.

Helyesbített számla nem sztornózható, erről a rendszer egy Ellenőrzés ablakot jelenít meg:

Helyesbítő számla egyéb vonatkozásai

A Pénzügyi levelek funkció a helyesbítő bizonylatokat nem listázza, csak a helyesbített bizonylatokat a helyesbített adattartalommal. A már mentett pénzügyi levél adata nem változik meg, amennyiben a későbbiekben a pénzügyi levél alapjául szolgáló számla helyesbítésre kerül.

Az ÁFA lista funkcióban a helyesbített és a helyesbítő számla is az eredeti adataival jelenik meg. A helyesbített számla csak a változásra vetítve szerepelteti az ÁFA tartalmat (ha a számla gazdasági eseményei nem változtatak, abban az esetben a végösszege nulla).

A Kimenő számla jegyzék funkcióban a helyesbített és a helyesbítő számla is az eredeti adataival jelenik meg. A Kimenő számla jegyzékben lehetőség van a helyesbített és a helyesbítő számlákra is szűrni.

A Vevői, szállítói karton, korosított kimutatás funkcióban az eredeti számla jelenik meg a helyesbített adatokkal.

A Pénzügy/Export funkció a számlák eredeti adatait adja át, a helyesbítő számlát külön sorban szerepelteti.

Pmt. adatlap

Helyesbítő számla bizonylat rögzítése után a rendszer - amennyiben a Paraméterek és a Cég törzs megfelelően van beállítva - a számlához hasonlóan felajánlhatja a pmt. adatlap kitöltését.