Europroof Premium - Felhasználói kézikönyv

Elérése: Értékesítés -> Vevői rendelés

A Vevői rendelés egy olyan adminisztratív bizonylattípus, melynek célja, hogy a vállalat minden arra jogosult felhasználója tisztában legyen a rendszerben rögzített, tehát valós vevői igényekről. Egy Vevői rendelés a Cikk törzs elemeiből (termékek és szolgáltatások egyaránt) áll össze, és mindenképpen tartalmaz egy Vállalási határidőt. Alapvetően egy olyan bizonylat rögzítését takarja, amely kiinduló alapja a logisztikai lánc legtöbb értékesítési funkciójának, de még nem jár valós raktármozgatással.

Új Vevői rendelés rögzítéséhez válassza az Értékesítés -> Vevői rendelés menüpontot!

- Ekkor megjelenik a Vevők törzsadatválasztó ablaka, ahonnan ki tudja választani a vásárlót dupla egérkattintással, vagy kijelölés után az (OK) gombbal.

- Megnyílik a bizonylatkészítő ablak, ha nincs a vevőnek félbehagyott bizonylata. (Ha a vevőhöz tartozik félbehagyott bizonylat, a rendszer rákérdez, hogy folytatja-e az elkezdett bizonylatot, vagy újat hoz létre. (Bővebben a Bizonylat félbehagyása, későbbi folytatása c. fejezetben)

A bizonylatkészítő ablakok felépítéséről bővebben a Bizonylatok c. fejezetben olvashat.

- Az ügyfél adatok részt a program automatikusan kitölti a kiválasztott vevő adataival. A vevő címe kiválasztható a  választólistából, amennyiben a vevőhöz az alap címadatán kívül Telephely cím(ek) is rögzítve van(nak).

- Amennyiben a vevőhöz elérhető előzménybizonylat (Pl. árajánlat), úgy az a jobb oldali gombokon piros felirattal jelenik meg. Ha szeretne előzménybizonylatot felhasználni a vevői rendelés elkészítéséhez, úgy a jobb oldali részben kattitntson a megfelelő gombra. Bővebben a Bizonylatkészítés előzménybizonylat alapján c. fejezetben.

- A bizonylatfej részben adhatók meg a különböző fülek segítségével a legfontosabb adatok, úgy mint fizetési adatok, szállítási adatok, kapcsolódó dokumentumok, megjegyzések. Részletesen a fülek leírásáról a Bizonylatfejben megjelenő fülek c. részben olvashat.

- Adja meg az adatokat az Alapadatok fülön! Az alapértelmezett vállalási határidő a Paraméterekben állítható be, itt közvetlenül nem módosítható. Bővebben a Paraméterek - Bizonylatok beállítása c. fejezetben.

- A Szállítási mód/cím fülön adható meg a szállítási cím és a szállítás módja.

- A Bizonylat kapcsolatok fülön kapcsolhatók egyéb bizonylatok a vevői rendeléshez.

- Egyéb kapcsolati adatok fülön a bizonylat hozzáadható Projekthez, Szerződéshez, Bérbeadáshoz és/vagy Munkaszámhoz.

- A Mellékletek fülön fájlmellékletet adhat hozzá a bizonylathoz.

- A Megjegyzések fülön megjegyzés szöveget adhat a bizonylathoz, mely szöveg a Bruttó összesen összeg és az aláírás hely közötti részen jelenik meg a kiállított bizonylaton.

- Ha megadott minden szükséges adatot a fenti fülek segítségével, következhet a tételek hozzáadása a bizonylathoz. Előfordulhat, hogy már szerepel(nek) tétel(ek) a tétel listában, noha még nem adott manuálisan hozzá új tételt, például, ha előzménybizonylatot használt fel.

1. Új tétel hozzáadásához nyomja meg az  (Új) gombot, ekkor a következő ablak jelenik meg:

1. A Cikk-kereső:   mezőből válassza ki a hozzáadni kívánt cikket. Itt kereshet cikkszám, név, EAN, csomagolási egység EAN kódja, SN vagy LOT kód alapján is. A kiválasztott cikk adatainak megtekintésére  a (Cikk adatlap megnyitás) gombra kattintva van lehetőség.
2. Írja be a Mennyiség:  mezőbe a kívánt mennyiséget. Amennyiben a cikkhez van menynyiségi váltószám, úgy megadhatja a váltószám egységében is a mennyiséget.

Fontos! Vevői rendelésben olyan termék is rögzíthető, amely jelenleg nincs raktárkészleten!

3. A Vállalási határidő mezőben adhat meg a termékhez határidőt. Alapértelmezése a bizonylat határideje. Amennyiben a bizonylaton a határidő nincs engedélyezve a paramétereben, úgy alapértelmezett értéke a bizonylat kelte. Az értéke nem lehet korábbi, mint a bizonylat kelte.
4. Az Eladási ár:  mezőben válassza ki az eladási árkategóriát!
5. Szükség esetén írja be a Kedv.:  mezőbe a Vevő számára adott kedvezmény százalékos értékét, vagy írja be a N° eár.:  vagy B° eár.:  mezők közül az egyikbe a megfelelő értékesítői árat!

Fontos! Az árszámítás alapja jelölő alapértelmezett értéke paraméterben meghatározott, de bizonylatonként és tételenként tetszőlegesen változtatható. Használata meghatározza, hogy a szoftver a N° eár-at vagy a B° eár-at veszi figyelembe az árak kalkulálásakor.  Beszerzési oldalon az árszámítás alapja mindig a nettó jelölőt veszi figyelembe.

Fontos! Ha a bizonylaton lévő cikknek az áfakulcsát módosítom, akkor az árak minden esetben nettó alapon kerülnek újraszámításra.

Fontos! 0 Ft-os ár megengedett, de negatív ár nem!

6. Szükség esetén írjon a Megjegyzés:  mezőbe a cikkhez tartozó megjegyzést. Ez a megjegyzés a nyomtatott bizonylaton közvetlenül az adott tétel alatt jelenik meg. A megjegyzés megjelenése szabályozható a Paraméterekben. Bővebben a Paraméterek - Bizonylatok beállítása c. fejezetben.

- Miután rögzített tételeket a bizonylathoz, az alsó gombsoron lévő  (Módosít) gombbal tudja szerkeszteni a kiválasztott tételt, valamint a  (Töröl) gombbal törölheti a bizonylatról.

-  /  Auto. készlet foglalás bejelölése esetén a bizonylaton szereplő tételeket a rendszer automatikusan lefoglalja a készletből.

- Ha szeretné megtekinteni a vevői rendelés nyomtatási képét rögzítés előtt, kattintson az  (Előnézet) gombra. Ekkor a bizonylatnak még nincs rögzített Bizonylatszáma, és a megnevezésében feltüntetésre kerül az előnézet szó.
A vevői rendelés levezető szövege (mely Törzsadatok/Paraméterek menüben állítható) megjelenik a bizonylaton. A levezető szöveg nyelvfüggő, tehát amennyiben a Paraméterekben meg lett adva idegen nyelvű levezető szöveg, és a bizonylat nyelve a megfelelőre van állítva, a levezető szöveg a választott idegen nyelven jelenik meg.  Bővebben a Paraméterek - Bizonylatok beállítása c. fejezetben.

Ha szeretné rögzíteni a vevői rendelést, kattintson a  (Rögzít) gombra, a program megerősítési célból megkérdezi, hogy biztosan rögzíti-e véglegesen a bizonylatot. Igen választása esetén megjelenik a nyomtatási ablak, ahol kinyomtathatja a vevői rendelést. A folyamatos tételrögzítésre a  (Következő) gomb segítségével, vagy az F10 gyorsbillentyű használatával van lehetőség.

Vevői rendelések karbantartása

Elérése: Értékesítés -> Karbantartás -> Vevői rendelések karbantartása

Ebben az ablakban van lehetősége a Vevői rendelés, Vevői rendelés foglalással típusú bizonylatok karbantartására, de itt megjelennek a Proforma bizonylatok is. A bizonylatokat bizonylatszámuk előtagjai alapján tudja megkülönböztetni.

 A Foglalások státusza nevű oszlopban megjelennek a színes állapotjelző ikonok. A zöld ikon azt jelzi, hogy a bizonylaton szereplő tételek mindegyike, és mindegyik tétel összmennyisége le lett foglalva. A piros állapotjelző azt jelzi, hogy a bizonylaton szereplő tételek közül egyiknél sem lett foglalás leadva, részfoglalás sem. (vagyis pl 10 rögzített mennyiségből 3 mennyiség foglalt). A sárga állapotjelző azt jelzi, hogy vagy a tételek közül egy-néhány teljes mennyiségben le lett foglalva, vagy egy-egy tétel esetén részfoglalás lett rögzítve.

Példa. Előfordulhat, hogy a bizonylaton rögzítve lett a Cikk1 tételből 5 db, a Cikk2 tételből 3 db. A részfoglalásokra az alábbi opciók lehetségesek:

- ha a Cikk1 tétel mind az 5 db-ja le van foglalva, viszont a Cikk2 tételből nincs foglalva

- ha a Cikk1 tétel mind az 5 db-ja le van foglalva,  a Cikk2 tételből 1 db van foglalva

- ha a Cikk1 tételből 3 db, a Cikk2 tételből 0 db van foglalva

- ha a Cikk1 tételből 0 db, a Cikk2 tételből 2 db van foglalva.

Amikor foglalást módosít egy bizonylaton, akkor az állapotjelzők automatikusan átváltanak másik színre, ha ezt a foglalások módosulásának mértéke indokolja.

A karbantartó ablakban megjelenő szűrők és gombok funkcióiról a Bizonylatok karbantartása c. fejezetben olvashat részletesen.

A Vevői rendelések karbantartása ablakban a (Nyomtat) gombbal újra lehet nyomtatni az adott bizonylatot. A nyomtatás listát tud nyomtatni a karbantartó ablakban látható listából, melyet a szűrési beállításokkal tud összeállítani, vagy szűrés nélkül a teljes lista nyomtatható.

A Vevői rendelések karbantartó ablakból nyomtatható az ún. Kivonatos tétel lista, mely a kijelölt vevői rendelés vonatkozásában nyomtatja ki a bizonylat ügyfelét, és a bizonylaton szereplő tételek cikkszámát, megnevezését, mennyiségét, és mennyiségi egységét.

A Vevői rendelések karbantartása ablakból elérhető jobb gombos menüben lehetőség van megadni a bizonylathoz Átadási határidőt (óra:perc). Amennyiben ez az érték ki van töltve, úgy a nyomtatott bizonylaton megjelenik. Az Átadási határidő kezeléséhez szükséges paraméter: Paraméterek - Bizonylatok fül - Vevői rendelés fül Vállalási határidő kezelése jelölőnégyzet.

Amennyiben a Vevői rendelés karbantartóból Új Vevői rendelést kíván létrehozni, lehetőség van a tétel határidők másolására. Ha a paramétereknél aktív a Vállalási határidő kezelése, és a bizonylatnál meg vannak adva a tétel határidők, akkor azok átvihetők az új bizonylatra. Fontos! Ha a kelt napjánánál korábbiak a tétel határidők, a bizonylatot nem lehetséges rögzíteni!

Amennyiben a Vevői rendelés esetében az Új bizonylat opciót választja, abban az esetben lehetőség van a vevői rendeléshez csatolt mellékleteket továbbvinni a készülő Szállítói rendelés bizonylatra. Ezt a  (Mellékletek másolása) jelölő kiválasztásával teheti meg. A  (Mellékletek másolása) jelölő minden esetben szabadon kiválasztható a Szállítói rendelés vonatkozásában, melyet a paraméterekben történő beállítás segítségével alapértelmezetté tehet. Erről bővebben a Törzsadatok - Egyéni paraméterek c. fejezetben olvashat.
A Főmenüből indított Szállítói rendelés előzményválasztás esetében is elérhető a   (Mellékletek másolása) jelölő.

Vevői rendelések módosítása

A Vevői rendelések karbantartása ablakban lehetőség van a rendelés adatainak módosítására, mind az ügyfél adatokra, mind a tétel adatokra vonatkozóan. A bizonylat egészét érintő adatok (ügyfél adatok, határidők, szállítási, számlázási címek) módosításához használja a  Szerkesztés gombot. A megfelelő jogosultság birtokában az alábbi adatok szerkeszthetők:

A Vállalt határidő megváltoztatása esetén a Vevői rendeléshez kapcsolódó projektek határideje is módosulni fog!

A Számlázási cím módosítható a Vevő adatlapján rögzített telephelyek listájából kiválasztva, vagy az Ügyfél adatlap gomb megnyomásával előhívható Vevő adatlapjának módosításával, ott új Ügyfél telephely adható hozzá, ami a legördülő listából kiválasztható.

Módosíthatók a szállítási adatok, szállítási mód, és adható megjegyzés a bizonylathoz.

Az Ügyfél adatlap használatához megfelelő jogosultsággal kell rendelkeznie a felhasználónak.

Vevői rendelés tétel módosítása

A Tételek fülön van lehetőség a bizonylat tételét módosítani, törölni, vagy új tételt adni a már rögzített bizonylathoz.

Egy tétel adatainak (ár, árszint, kedvezmény, egységár) módosításához használja a  Módosít gombot. A mennyiséget növelheti, csökkentésnél viszont nem mehet a feldolgozott mennyiség alá. Ha a mennyiség a foglalt mennyiség alá csökkenne, úgy a rendszer a foglalt mennyiséget is csökkenteni fogja a mennyiségnek megfelelően. Módosítás esetén a cikket megváltoztatni nem lehetséges. Ehhez használja az új cikk hozzáadása funkciót. Tétel törlése a bizonylatról a  Tétel stornó gombbal lehetséges. Ekkor a rendszer rákérdez, hogy a tételt törölni, vagy sztornózni kívánjuk. Tétel törlése csak abban az esetben lehetséges, amennyiben még nem történt feldolgozás rajta (pl számlázás, vagy sztornó). Törlés esetén a tétel nem fog megjelenni a tétel listában és módosul a bizonylat végösszege, míg sztornó esetén a tétel feldolgozott mennyisége átveszi a sztornózott mennyiséget, jelezve, hogy a tétel sztornózott, de sem a bizonylat sem annak végösszege nem módosul. Mindkét esetben a rendszer törli az esetlegesen kapcsolódó készlet foglalásokat.

A kijelölt tétel esetében elérhető a cikk adatlapja, a megfelelő jogosultság birtokában módosíthatók a cikk adatai. Ezek a módosítások a rögzített tétel esetében nem lépnek érvénybe!

Proforma bizonylatok tételeinek módosítása nem lehetséges, ha a bizonylat már fizetett. A Proforma bizonylat fejléc adatai nem szerkeszthetők.

Amennyiben egy tétel esetében a foglalási adatok módosulnak (új foglalás, foglalás törlése, foglalt mennyiség módosítása), úgy a vevői rendelés tételénél módosul a Rögzítve mező dátuma és időpontja.

Vevői rendelés stornó - kötelező Tag megadása funkció:

A Vevői rendelés típusú bizonylatok stornózása esetében - bekapcsolt paraméter függvényében - lehetőség van a bizonylat stornózáskor Tag megadásával rögzíteni a stornózás okát, mely bekapcsolt paraméter mellett kötelezően töltendő.
Ehhez a  (Stornó) ikonra történő kattintást követően, a Megerősítés ablakban válassza az Igen gombot, ezt követően megjelenik a Storno oka ablak. Itt adhatja meg a  választó gombra kattintva a Szótár (Bizonylat tagek) ablakban rögzített Tag-ek közül a stornózás okát.

 

Az alábbi funkciógombok segítségével további módosításokat végezhet a Tag-ek vonatkozásában:

•   (Új): Új Tag rögzítése.
•  (Módosít): A kijelölt Tag módosítása.
•   (Töröl): A kijelölt Tag törlése.
•   (Adatok): A kijelölt Tag adatlapja csak megtekintésre (az adatok nem módosíthatók).
•   (Részletek): A kijelölt Tag részleteinek megjelenítése a Részletek ablakban.

Szállítói rendelések

Az Értékesítés - Vevői rendelések karbantartása ablakon a részleteket megjelenítve elérhetővé válik a tételekhez tartozó szállítói rendelések lekérdezése. Ezt a Tételek fülön a Szállítói rendelések gombra kattintva nyithatjuk meg.

Ebben az ablakban a Vevői rendelés tételre felosztó Szállítói rendeléseket, és felosztott tételek mennyiségeit követhetjük nyomon. Ezeket az adatokat a Beszerzés/Szállítási határidők megadása menüpontban is elérhetjük.

Projekt indítása karbantartó ablakokból

Elérése: Értékesítés -> Karbantartás -> Vevői rendelések karbantartása és

Értékesítés -> Karbantartás -> Proforma bizonylatok karbantartása

A Vevői rendelés, Vevői rendelés foglalással és Proforma típusú bizonylatok esetében lehetőség van projektet indítani a karbantartó ablakból. A karbantartó ablakból indított projekthez a bizonylat mint Projekt előzmény bizonylat hozzá lesz kapcsolva. A * választó gomb használatával lehetőség van az Utolsó kapcsolt projekt sorszámának megjelenítésére is. Abban az esetben, ha több megjeleníthető kapcsolt projekt van, akkor az utolsó kapcsolt projekt sorszámát mutatja a rendszer. Amennyiben nincs megjeleníthető kapcsolt projekt a fenti bizonylatokhoz, az Utolsó kapcsolt projekt sorszám mező üresen jelenik meg.

A Vevői rendelés projekthez rendelésével a Kapcsolatok/Egyéb kapcsolatok között megjelenik a projekt azonosító száma. Amennyiben ebből a Vevői rendelésből szállítólevél készül, abban az esetben a Szállítólevél Kapcsolatok/Egyéb kapcsolatok között is megjelenik a Vevői rendeléshez tartozó projekt.

A funkció használatának feltételei:

• globális paraméter bekapcsolása. Bővebben: Törzsadatok - Paraméterek - Projektek fül - Integráció a vevői rendelés és proforma bizonylatokkal opció
• a bizonylaton (VR, VRF, Proforma) szereplő tételhez, melyhez projekt lett indítva, legyen megadva a Cikk törzsben alapértelmezett projektsablon. Bővebben: Cikk törzs - Projektsablon fül.
• a bizonylatnak legyen felelős dolgozó beállítva. Bővebben: Bizonylat karbantartás - Felelős dolgozó beállítása

Fontos! Ha egy bizonylat tételhez kapcsolódik nem lezárt projekt, akkor sem a bizonylat tétel, sem a bizonylat nem sztornózható!

Fontos! Amennyiben a Vevői rendelés, Vevői rendelés foglalással vagy Proforma bizonylaton gyártmány cikk szerepel, melyből projekt lett indítva, úgy a létrejövő projekt Anyagfelhasználás fülén a gyártmányhoz tartozó alkatrészek automatikusan hozzáadásra kerülnek. Karbantartó ablakban, gyártmány típusú cikkből indított projekt esetén kizárólag Egyszerűsített gyártás bizonylat készíthető a projektből.

 A funkcióról bővebben a Bizonylatok karbantartása c. részben olvashat.

Projekt lezárása karbantartó ablakokból

Elérése: Értékesítés -> Karbantartás -> Vevői rendelések karbantartása és

Értékesítés -> Karbantartás -> Proforma bizonylatok karbantartása

A vevői rendelések és proforma bizonylatok karbantartó ablakában lehetőség van a bizonylathoz kapcsolódó összes projekt zárására egy gombnyomással.

A karbantartó ablakban jelölje ki azt a bizonylatot, melyhez kapcsolódó összes projektet zárni szeretné. Nyissa le a Projektek gomb melletti menüt a nyíl segítségével, majd nyomja meg az Auto. projektek zárása gombot!

Ezután egy ellenőrző ablak jelenik meg, miszerint az összes kapcsolódó projekt zárásra kerül, melyeknél a zárás feltételei teljesülnek. Ezt jóváhagyva két eset fordulhat elő:

1. sikeres az összes nyitott projekt lezárása

2. egyes projektek esetében a zárás feltételei nem teljesültek, így azok nem keerülnek lezárásra. A bizonylathoz kapcsolt azon nyitott projektek lezárásra kerülnek, melyeknél a zárás feltételei adottak.

A Vevői rendelések karbantartása ablakban lehetőség van a vevői rendeléshez kapcsolt előlegszámlát automatikusan továbbvinni a rendelésből készült számlára. Ehhez válassza ki a számlázni kívánt vevői rendelést, majd az Új gombot használva válassza az Új bizonylat rádiógombot, majd a lenyíló listából a Számla típust. Ekkor megjelenik egy kapcsolható jelölőnégyzet: Kapcsolt előlegszámla számlára rendelése néven. Ezt bejelölve a készülő számlára a rendszer automatikusan felteszi a rendelésen lévő feldolgozható tételeket, valamint a kapcsolt előlegszámlának a feldolgozatlan összegét.