Europroof Premium - Felhasználói kézikönyv

Elérése: Értékesítés –> Proforma

A proforma számla (más néven díjbekérő) egy előzetes ajánlattétel az eladótól azzal a kitétellel, hogy amennyiben a vevő kifizeti a proforma számla ellenértékét, úgy az eladónak kötelessége a pénz beérkezésének napján normál számlát kiállítani ugyanazzal az adattartalommal (vevő adatai, termék adatok).

Fontos! A proforma számla kiállítása semmiféle kötelezettséggel nem jár az eladó részéről. A proforma számlát a teljesítés előtt szokták kiállítani, ebből következően az eladónak semmiféle költsége nincs addig, amíg a teljesítést meg nem kezdi. Természetesen a teljesítést csak a proforma számla értékének beérkezését követően kell az eladónak megkezdenie, de akkor azonban haladéktalanul.

Új proforma rögzítéséhez válassza az Értékesítés -> Proforma menüpontot!

- Ekkor megjelenik a Vevők törzsadatválasztó ablaka, ahonnan ki tudja választani a vásárlót dupla egérkattintással, vagy kijelölés után az (OK) gombbal.

- Megnyílik a bizonylatkészítő ablak, ha nincs a vevőnek félbehagyott bizonylata. (Ha a vevőhöz tartozik félbehagyott bizonylat, a rendszer rákérdez, hogy folytatja-e az elkezdett bizonylatot, vagy újat hoz létre. Bővebben a Bizonylat félbehagyása, későbbi folytatása c. fejezetben)

A bizonylatkészítő ablakok felépítéséről bővebben a Bizonylatok c. fejezetben olvashat.

- Az ügyfél adatok részt a program automatikusan kitölti a kiválasztott vevő adataival. A vevő címe kiválasztható a  választólistából, amennyiben a vevőhöz az alap címadatán kívül Telephely cím(ek) is rögzítve van(nak).

- Amennyiben a vevőhöz elérhető előzménybizonylat, úgy az a jobb oldali gombokon piros felirattal jelenik meg. Ha szeretne előzménybizonylatot felhasználni a proforma elkészítéséhez, úgy a jobb oldali részben kattitntson a megfelelő gombra. Bővebben a Bizonylatkészítés előzménybizonylat alapján c. fejezetben.

- A bizonylatfej részben adhatók meg a különböző fülek segítségével a legfontosabb adatok, úgy mint fizetési adatok, szállítási adatok, saját bankszámlaszám, kapcsolódó dokumentumok, megjegyzések. Részletesen a fülek leírásáról a Bizonylatfej beállításai c. részben olvashat.

Proforma bizonylat kiállítása esetén a Készpénz fizetési mód nem választható. Ha az ügyfél alapértelmezett fizetési módja készpénz, akkor a rendszer automatikusan átutalást ajánl helyette.

A Pénztár, számlaszámok fülön kiválasztható a Bankszámlaszám megjelenési módja. Az itt kiválaszott értéktől függően változik a bizonylatfej nyomtatási képe. A nem magyar nyelvű proformán, a csak IBAN választása esetén az Eladó résznél megjelenik az "IBAN" felirat és az IBAN számlaszám.

- Az ablak alján a Raktár elővál.:  mezőben válassza ki azt a Raktárat, amelyet használni szeretne a bizonylatkészítés során! Minden tételnél egyenként megadható, hogy melyik Raktárból legyen lefoglalva / értékesítve, ez a választás mindössze a tételek felvételi adatlapján levő raktárválasztó alapértelmezését állítja be.

- Ha az  /  Auto. készlet foglalás jelölőnégyzet be van jelölve, akkor a tételekhez a rendszer automatikusan készletet foglal. Ennek a jelölőnek az alapértelmezett állása a Törzsadatok/Paraméterek menüben állítható.

- Ha megadott minden szükséges adatot a fenti fülek segítségével, következhet a tételek hozzáadása a bizonylathoz. Előfordulhat, hogy már szerepel(nek) tétel(ek) a tétel listában, noha még nem adott manuálisan hozzá új tételt, például, ha előzménybizonylatot használt fel.

1. Új tétel hozzáadásához nyomja meg az  (Új) gombot, ekkor a következő ablak jelenik meg:

2. A Cikk-kereső:   mezőből válassza ki a hozzáadni kívánt cikket. Itt kereshet cikkszám, név, EAN, csomagolási egység EAN kódja, SN vagy LOT kód alapján is. A kiválasztott cikk adatainak megtekintésére  a (Cikk adatlap megnyitás) gombra kattintva van lehetőség.
3. Ha a bizonylathoz már hozzá van adva olyan tétel, melyhez tartozik csomagolóanyag, akkor azt kiválaszthatja a fenti legördülő listából. Ez azt jelenti, hogy a most rögzíteni kívánt tétel a kiválasztott tételhez fog tartozni.
4. Amennyiben SN/LOT kódos termék értékesítését rögzíti, úgy a program a Mennyiség:  mezőt sárga háttérszínnel jelöli, és módosítása kézzel nem lehetséges. Ebben az esetben ugorjon a következő pontra, és folytassa onnan a műveletsort! Ha nem SN/LOT kódos terméket rögzít, ezáltal a Mennyiség:  mező háttérszíne kék, ugorjon a 8. pontra, és folytassa onnan a műveletsort! Az Átváltott mennyiség mező értéke automatikusan kitöltődik, ha a mező melletti mennyi egységet módosítja. Az automatikus átváltáshoz szükséges, hogy a cikk adatlapján a Me. váltások fülön legyen beállítva a mennyiségek váltásainak értéke és mértékegysége. Bővebben a Cikkek-Me. váltások részben.
5. Kattintson az SN/LOT kód: mező melletti  ikonra, ekkor egy új ablakban megjelenik a jelenleg raktáron levő termékek listája. Válassza ki a listából a megfelelő SN/LOT kódú terméket! Egyszerre több terméket is kijelölhet a Ctrl gomb kattintáskori lenyomásakor.
6. Kattintson a  (Rögzít) gombra, ekkor az SN/LOT választó ablak bezáródik, és a cikk adatlapjának SN/LOT kódos listájában megjelennek egymás alatt a kiválasztott SN/LOT kódok. A Mennyiség:  mezőben megjelenik a kiválasztott SN/LOT kódos termékek száma, automatikusan kitöltődnek az árak mezői a megfelelő értékekkel.
7. Hagyja ki a következő lépést, és folytassa a 8. ponttól a műveletsort!
8. Írja be a Mennyiség:  mezőbe a kívánt mennyiséget.
9. A Nettó e. súly melletti mezőben a cikk súlya megjelenik (a cikk törzsből veszi az adatot). Ez szabadon módosítható.
10. Az Eladási ár:  mezőben válassza ki az eladási árkategóriát!
11. Szükség esetén írja be a Kedv.:  mezőbe a Vevő számára adott kedvezmény százalékos értékét, vagy írja be a N° eár.:  vagy B° eár.:  mezők közül az egyikbe a megfelelő értékesítői árat!

Fontos! Az árszámítás alapja jelölő alapértelmezett értéke paraméterben meghatározott, de bizonylatonként és tételenként tetszőlegesen változtatható. Használata meghatározza, hogy a szoftver a N° eár-at vagy a B° eár-at veszi figyelembe az árak kalkulálásakor.  Beszerzési oldalon az árszámítás alapja mindig a nettó jelölőt veszi figyelembe.

Fontos! Ha a bizonylaton lévő cikknek az áfakulcsát módosítom, akkor az árak minden esetben nettó alapon kerülnek újraszámításra.

12. A Közvetített szolgáltatást tartalmaz kapcsoló automatikusan felveszi a kiválaszott cikk esetén - a cikk törzsben - beállított értéket, de ezt itt felülbírálható.
    Fontos! A Közvetített szolgáltatást tartalmaz szövegrész nem jelenik meg automatikusan a bizonylaton, ha aktív a kapcsoló. Ezt minden esetben külön kell pl a megjegyzés részben rögzíteni.
13. Szükség esetén írjon a Megjegyzés:  mezőbe a cikkhez tartozó megjegyzést. Ez a megjegyzés a nyomtatott proformán közvetlenül az adott tétel alatt jelenik meg.
14. Ha szeretné rögzíteni a tételt, kattintson a  (Rögzít) gombra. A tétel adatlapja bezáródik, majd a bizonylat Tétel listájára felkerül az adott tétel. További tételek hozzáadásához ismételje meg a fenti műveletsort.  A folyamatos tételrögzítésre a  (Következő) gomb segítségével, vagy az F10 gyorsbillentyű használatával van lehetőség.

Ha szeretné megtekinteni a proforma nyomtatási képét rögzítés előtt, kattintson az  (Előnézet) gombra. Ekkor a bizonylatnak még nincs rögzített Bizonylatszáma, továbbá nem szerepel rajta a példányszám, és a megnevezésében feltüntetésre kerül az előnézet szó.
A proforma levezető szövege (mely Törzsadatok/Paraméterek menüben állítható) megjelenik a bizonylaton, kétnyelvű bizonylat esetén – amennyiben meg van adva – idegen nyelven is látható lesz. Továbbá az egyes ÁFA típusokhoz tartozó kötelező szövegek is megjelennek az idegen nyelvű bizonylaton.

Ha a Paraméterek - Bizonylat beállításainál be van jelölve az  /  Értékesítéskor a beszerzési ár alatti eladás ellenőrzése kapcsoló, és a tételek között szerepel olyan, amelyet a beszerzési ár alatt kíván eladni, rögzítés előtt a rendszer egy új ablakban kilistázza ezen cikkeket.

Itt lehetőség van a Mégsem gombbal visszatérni a bizonylatkészítő ablakhoz, valamint a Tovább gomb hatására  lehetőség van rőgzíteni a bizonylatot.

Ha nincs aktiválva az előbb említett kapcsoló, vagy a bizonylaton nem szerepelnek beszerzési ár alatti áron eldani kívánánt tételek, és szeretné rögzíteni a proformát, kattintson a  (Rögzít) gombra, a program megerősítési célból megkérdezi, hogy biztosan rögzíti-e véglegesen a bizonylatot. Igen választása esetén megjeleni a nyomtatási ablak, ahol kinyomtathatja a bizonylatot a kívánt példányszámban.

Belföldi jogi személynek kiállított számla nem rögzíthető addig, amíg a vevőhöz az adószám vagy a CSASZ nincs megadva.

Proforma bizonylatok karbantartása

Elérése: Értékesítés -> Karbantartás -> Proforma bizonylatok karbantartása

Ebben az ablakban van lehetősége a Proforma bizonylatok karbantartására.

 A Foglalások státusza nevű oszlopban megjelennek a színes állapotjelző ikonok. A zöld ikon azt jelzi, hogy a bizonylaton szereplő tételek mindegyike, és mindegyik tétel összmennyisége le lett foglalva. A piros állapotjelző azt jelzi, hogy a bizonylaton szereplő tételek közük egyiknél sem lett foglalás leadva, részfoglalás sem. (vagyis pl 10 rögzített mennyiségből 3 mennyiség foglalt). A sárga állapotjelző azt jelzi, hogy vagy a tételek közül egy-néhány teljes mennyiségben le lett foglalva, vagy egy-egy tétel esetén részfoglalás lett rögzítve.

Példa. Előfordulhat, hogy a bizonylaton rögzítve lett a Cikk1 tételből 5 db, a Cikk2 tételből 3 db. A részfoglalásokra az alábbi opciók lehetségesek:

- ha a Cikk1 tétel mind az 5 db-ja le van foglalva, viszont a Cikk2 tételből nincs foglalva

- ha a Cikk1 tétel mind az 5 db-ja le van foglalva,  a Cikk2 tételből 1 db van foglalva

- ha a Cikk1 tételből 3 db, a Cikk2 tételből 0 db van foglalva

- ha a Cikk1 tételből 0 db, a Cikk2 tételből 2 db van foglalva.

Amikor foglalást módosít egy bizonylaton, akkor az állapotjelzők automatikusan átváltanak másik színre, ha ezt a foglalások módosulásának mértéke indokolja.

• A Proforma karbantartó ablak alsó - Részletek gombbal ki-bekapcsolható - részében, a Tételek fül táblázatában látható a Foglalt mennyiség oszlopban, hogy mely tételhez milyen mértékű foglalás tartozik.
• A Jobb gombos egérkattintásra felugró menüben a Proforma fizetési dátumának megadása pontra kattintva megadható a proforma kiegyenlítésének dátuma. Ez a menüpont csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó számára használható. Amennyiben a Proforma bizonylat Fizetve állapotú, az adott proformából generált számla a rögzítés után automatikusan rendezetté válik.

A karbantartó ablakban megjelenő szűrők és gombok funkcióiról a Bizonylatok karbantartása c. fejezetben olvashat részletesen.

Projekt indítása karbantartó ablakokból:

Lehetőség van projekt indítására a proforma bizonylatok karbantartó ablakából. Erről bővebben a Vevői rendelések - Projekt indítása karbantartó ablakokból c. részben olvashat.

Projekt zárása karbantartó ablakokból:

Lehetőség van a proforma bizonylatokhoz kapcsolódó összes projekt zárására egy gombnyomással, ehhez használja a Kapcsolódó projektek zárása gombot. Részletesen a Vevői rendelések-Projekt zárása karbantartó ablakokból c. részben.