Elérése: Pénzügy -> Költség elosztás

A költség elosztás a kontrolling egyik legfontosabb eszköze, e nélkül a költségek - főként a közvetett költségek - nyomon követése már kis vállalatoknál is nagyon nehéz. A tervezésnél létfontosságú, hogy megfelelő adataink legyenek a gyártási folyamatok, telephelyek, üzletek, dolgozók, gépek közvetlen és közvetett költségeiről. Ha pedig egy (költség)terv megvalósulásának nyomon követése a feladat, fontos, hogy látható legyen a tarthatóság, így ha kell időben lehetséges legyen az esetleges korrekciók elvégzése.

A következő felület ehhez a fontos feladathoz ad segítséget. Az egyes bank forgalmi tételek és költség számlák feloszthatók a telephelyek és a projektek között, így részletes időbeli, jogcímek szerinti és telephelyek szerinti kimutatások létrehozása válik lehetővé.

Funkciók:

  • A Keresés: : A mező segítségével a költségelosztások között kereshet. A  (Minden keresési feltétel törlése) ikonnal törölheti a mező tartalmát.
  •  (Lista nyomtatás): A szűrt lista nyomtatási képének megtekintése, nyomtatása és/vagy elektronikus levélen keresztül való elküldése. (Bővebben a nyomtatásról a Törzsadatok – Lista nyomtatása c. fejezetben.)
  •  (Export): A szűrt lista külső fájlokba történő exportálása. (Bővebben az exportálásról a Törzsadatok – Adatbázis export c. fejezetben.)
  •  (Adatok frissítése): A megjelenített szűrt lista frissítése.
  •  (Új): Új költség elosztás rögzítése.
  •  (Bizonylatok): Bizonylatok hozzárendelése a kiválasztott költség elosztáshoz. (Bővebben a Költség elosztás - Bizonylatok c fejezetben)
  •  (Töröl): A kijelölt tétel törlése. A törlés előtt a program megerősítést kér egy új ablakban. Ha véglegesen törölni szeretné a tételt kattintson az OK gombra. Ha mégsem szeretné törölni a tételt kattintson a Mégse gombra.
  •  (Riport): A kijelölt tételből jelentés készítése. (Bővebben a jelentésről Riport c fejezetben)
  •  (Költség jogcím/költséghely kimutatás): A kijelölt tételből kimutatás készítése. (Bővebben a jelentésről Költség jogcím/költséghely kimutatás c fejezetben)
  •  (Bezár): Az ablak bezárása, visszalépés a főképernyőre.


Új költség elosztás rögzítése

Válassza az alsó gombsoron az  (Új) gombot. Ekkor a megjelenő ablakban a program automatikusan kitölti az adatokat az aktuális hónapra, de ez manuálisan felülbírálható.

A Név:  mezőben adja meg az új költség elosztás nevét.

Majd az időszak tól-ig dátum mezőkben adja meg az új költség elosztás időszakát.

A  (Rögzít) gombbal mentheti a költség elosztást.

Bizonylatok

A Pénzügy � Költség elosztás ablak alsó gombsorán válassza a  (Bizonylatok) gombot.

Az ablakban az adott költség elosztáshoz tartozó bizonylatok listájával dolgozhat ezen a felületen. A kiválasztott költség elosztáshoz bizonylatokat és banki forgalmat rendelhet, illetve ezeket oszthatja fel telephelyek és költséghelyek szerint. A zöld kiemelés a már felosztott tételeket jelöli, a piros a még nem felosztottakat.

 (Módosít) gombbal szerkesztheti a költség elosztás adatait.

  •  Az Összesen mezőben láthatja a költség elosztáshoz rendelt bizonylatok összegét – pénznemenkénti bontásban.

- A Felosztás: mezőben láthatja a Telephelyek közötti költségelosztást. (% ban)

  •  (Hozzárendel): A gomb segítségével rendelhet a költség elosztáshoz Bizonylatokat és banki forgalmat.

Új bizonylat hozzárendelése

  1. Miután megnyomta a  (Hozzárendel) gombot, az alábbi ablak jelenik meg:

Az ablakban a költség elosztáshoz rendelt időintervallumban releváns bizonylatokat (Fizetve) és banki forgalmat (Értéknap) láthatja.

  1. Ha nem szeretne szűrőket alkalmazni lépjen a 3. pontra. Különben kattintson a (Szűrés) gombra. A következő szűrési lehetőségek érhetők el a költségszámlákhoz:

Miután értelemszerűen megadta a szűrési feltételeket, kattintson a (Frissít) gombra.

  1. Kijelölés, majd a (Töröl) gomb segítségével távolítsa el a nem kívánt elemeket a listából.

Fontos! A hozzárendelés képernyőn látható törlés gomb nem törli a bizonylatokat, hanem létrehoz egy „!TÖRÖLT TÉTELEK” elnevezésű költség elosztást, amelyhez hozzárendeli őket, így zavaró bizonylatok ebben a listában már nem jelennek meg, de amennyiben mégis szükség lenne bármelyikre, visszaállíthatóak maradnak.

A rossz költség elosztáshoz rendelt bizonylatok a bizonylatok képernyőn megtalálható törlés gombbal ismét hozzárendeletlen státuszba állíthatók és a bizonylat hozzárendelő képernyőn így újra megtalálhatók lesznek.


  1. A  (Hozzárendel) gomb segítségével fejezze be a hozzárendelést! Ezzel visszatér a Bizonylatok ablakába.

Felosztás

Az alsó gombsoron lévő  (Feloszt) gomb segítségével oszthatja el a költséget telephelyek és jogcímek között, miután kiválasztott egy hozzárendelt bizonylatot a listából.


Fontos! Az ablak működésére hatással van a „költség elosztás pénzforgalmi szemlélet szerint” paraméter (lásd Pénzügyi beállítások – Általános beállítások), ha ez aktív, akkor ez esetben a már pénzügyileg kiegyenlített, de még költség osztáshoz hozzá nem rendelt részt lehet elosztani.


- Válassza ki a Jogcím:  mezőben a kívánt jogcímet! Az "ablak" ikonra kattintva megnyílik a Jogcímek törzsadat választó ablaka. Bővebben a Jogcím törzs c. fejezetben.

- Opcionálisan Megjegyzést fűzhet a felosztáshoz.

- Ossza szét a telephelyek és/vagy projektek között a költséget!

Fontos! A költséget 100%-ban el kell osztani! Ha ez nem teljesül, a program nem engedi rögzíteni a felosztást!


- Ha költségelosztás sablonokat kíván használni, kattintson a  (Sablonból) gombra! (Bővebben a sablonok használatáról a Költség elosztás sablonok c. fejezetben)

- Ha egyenlően kívánja elosztani a költséget a telephelyek és/vagy projektek között, használja a  (50%-50%) gombot!

- Ha alaphelyzetbe kívánja állítani a felosztást kattintson a  (Töröl) gombra!

- Szükség esetén használja a „ /  Lezárt projektek megjelenítése” kapcsolót! (Bővebben a projektekről a Projektek kezelése c. fejezetben)

- A felosztás rögzítéséhez válassza a (Rögzít) gombot.


A Bizonylatok ablak alsó gombsorában lévő további funkciógombok:

(Adatok): segítségével tekintheti meg a kijelölt bizonylat adatait.

 (Jogcím) gomb segítségével szerkeszthető a jogcím törzs. (Bővebben a jogcím törzs szerkesztéséről a Jogcím törzs c. fejezetben)

 (Riport) gomb segítségével paraméterezett jelentést készíthet.

Riportok

Elérése: Pénzügy � Költség elosztás �   (Riport) gomb

Paraméterezett jelentés készítése egy adott időszak költségeloszlásáról. Miután létrehozta a költség elosztásokat, fontos hogy az adatokat átlátható formában vissza tudja nyerni. A paraméterek megadása után egy nyomtatható vagy e-mailben továbbítható kimutatást generál a program.

Miután megadta a kívánt paramétereket, a (Tovább) gombbal indíthatja a lekérdezést. A megjelenő nyomtatási ablakban kinyomtathatja, megnézheti és e-mailben elküldheti a riportot.

Fontos! Csak a Jogcím törzsben rögzített jogcímek jelennek meg!


Költség jogcím, költség helyek

Elérése: Pénzügy -> Költség elosztás ->  (Költség jogcím/költséghely kimutatás) gomb

Az adott időszak költség elosztásáról a költség jogcímek és költséghelyek alapján kimutatás készítése és az eredmények összehasonlítása a tervekkel. (A tervezésről bővebben a Tervezés c fejezetben)

Használhatja az alsó gombsoron lévő (Szűrés) gombot.

Fontos! A szűrők aktiválása nagyobb adatbázisoknál igen hosszadalmas lehet. Ha az egyik szűrő kiválasztása után a program nem válaszol, kérem várjon türelemmel, ne szakítsa meg a program futását!