Elérése: HR -> Szabadság és távmunka nyilvántartás

A program lehetőséget biztosít az összes szabadságokkal kapcsolatos feladat kezeléséhez. A szabadságok adminisztrálása már egy tucat alkalmazott esetében is kihívás lehet, - főként ünnepi időszakokban - és minden további dolgozó egyre nagyobb mértékben növeli a feladat komplexitását.

A rendszerben ezen a képernyőn van összefogva minden a szabadságokkal kapcsolatos törzsadat, funkció. A képernyő felhasználói jogosultság nélkül is megtekinthető (ebben az esetben a felhasználó csak a saját adatait látja) és használható szabadság igénylésre. Minden más funkciója jogosultságtól függően használható. Használata kétféleképpen is lehetséges a cég működésétől függően:

  • Adminisztrált: lehetséges az igénylés – jóváhagyás funkciók használata nélkül a kivett szabadságokat (akár utólagosan) adminisztrálva. Ekkor a szabadságok igénylése a program keretein kívül történik, valamely már működő rendszer keretei között és a programban csak rögzítésre kerülnek a már kiadott szabadságok.
  • Vegyes: az igénylés – jóváhagyás funkciókkal a dolgozókat is bevonva a rendszer használatába, illetve az egyéb szabadságok (mint pl. betegszabadság) tekintetében (utólagos) adminisztrációval. Ekkor a szabadságigénylés és jóváhagyás is a rendszer keretin belül történik. A dolgozók, a programot használva igénylik a szabadságot és a jóváhagyás/elutasításról is itt tájékozódhatnak. Természetesen a nem tervezhető szabadságok kezeléséhez szükséges az utólagos adminisztráció.

Általános lépések

Az első lépés a szabadságok kezeléséhez az éves szabadság keretek rögzítése. Amíg a dolgozóhoz nincsen rögzítve az éves szabadságkeret, a programban nem rögzíthető szabadság az adott dolgozóhoz. Ez egy évente visszatérő feladat, ami nagy körültekintést igényel. A rendszer segítséget nyújt egy kalkulációs segédlet keretén belül, de az ott kiszámított adatok függnek a törvényi szabályozásoktól, ezért mindig tájékozódjon alaposan!

A második lépés az ünnep- és munkanapok rögzítése az adott évre. Két eset lehetséges: vagy munkanapra esik ünnepnap vagy hétvégére kerül áthelyezett munkanap. Mindkettőt rögzíteni kell, annak érdekében, hogy az időintervallumra számolt szabadságok pontosak legyenek. Akár naponként is rögzíthet szabadságot, de könnyebb lehet intervallumban rögzíteni. Az ünnepnapokon nem lehetséges szabadság rögzítése.


Adminisztrált felhasználási mód

Ebben az esetben az adminisztratív munkatárs, aki a szabadságokért felelős, minden feladatot központilag elvégez, ezért a Szabadság igénylés és a Szabadság jóváhagyás fül használatára nincs szükség, minden funkció elérhető a Szabadságok fülön. A dolgozó kiválasztása után, meg kell adni a szabadság intervallumát, típusát (évi rendes-, beteg-, fizetés nélküli-, szülési-, tanulmányi szabadság és apa munkaidő kedvezmény) és a szabadság jóváhagyóját. Opcionálisan megjegyzés is hozzáfűzhető, valamint megadható, hogy a munkáltató adta-e ki a szabadságot.

A rendszer a megadott tól-ig időintervallumra kalkulálja az igénybe venni kívánt szabadság napok számát (csak a munkanapokra eső napok korrigálva a Munkanapok, ünnepnapok fülön megadott eltérésekkel). Szabadság átvihető a következő évre az alábbiak figyelembe vételével: maximum 5 nap vihető át a következő évre, a szabadságnak az idei évben kell kezdődnie és az igényelt szabadság intervallumnak tartalmaznia kell legalább egy munkanapot az idei évben.

Lehetőség van szabadságot igényelni a tárgyévet követő évre is, amennyiben már rögzítve lettek a szaabdságkeretek a jövőre vonatkozólag. Ha a szabadságigénylés kezdő napja a tárgyévet követő évre esik, úgy arra az évre vonatkozó szabadságkeretből kerül felhasználásra a napok száma. A szabadség igénylésnél a rendszer jelzi, mely év szabadságkeretéből kerül felhasználásra a rögzített szabadság.

A rendszer mutatja a rendelkezésre álló éves szabadság keretet és felhasználását, valamint évi rendes típusú szabadság esetében ellenőrzi is azt (a felhasználás nem lehet több, mint az éves keret).

A megfelelő jogosultságok esetén a szabadság szabadon módosíthatóak, akár törölhetőek is.

Fontos segítség lehet az áttekintő funkció, ahol vizuálisan nyomon követhetőek a már rögzített szabadságok, dolgozókra bontva. Könnyen ellenőrizhető például, hogy két egymást helyettesítő ember szabadságai fedik-e egymást.


Vegyes felhasználási mód

Ha a dolgozókat szeretné bevonni a szabadságigénylés elektronikus folyamatába, a program arra is biztosít lehetőséget dolgozóhoz rendelhető jogosultságok függvényében. Ebben az esetben minden dolgozó maga rögzítheti a rendszerben a szabadságigényét (az éves keret terhére) a Szabadság igénylés fülön. Az igényelt szabadságok megjelennek a szabadság jóváhagyása fülön, amit csak a jóváhagyók (a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók) láthatnak. Az igényelt szabadság jóváhagyható vagy elutasítható, előbbi esetében a szabadság időtartalma az igényelthez képest módosítható. Elutasítás esetén megjegyzésben indoklás fűzhető a döntéshez. A döntéssel a szabadság igény státusza megváltozik a döntés szerint jóváhagyottra vagy elutasítottra, valamint jóváhagyás esetén az elfogadott időszak bekerül a szabadságok közé.

Az igényelt szabadság mindaddig egyszerűen módosítható és törölhető, amíg a státusza igényelt. Lehetőséget nyújt a rendszer arra is, hogy az igénylést adminisztrátor rögzítse a rendszerben, ehhez megfelelő jogosultság beállítása szükséges.

Így szabadságok igénylésének és jóváhagyásának folyamata is a rendszerben történik. Ez természetesen csak a tervezhető évi rendes szabadságok esetén működik.

Fontos! A vegyes felhasználási mód csak az évi rendes szabadságok kezelésében tér el az adminisztrált felhasználási módtól!

A rendszer a szabadság igényeket és az elfogadott szabadságokat is alapértelmezésként intervallumonként kezeli, de lehetőséget ad a napokra történő szétbontásra is. Ez esetben az igény jóváhagyására és elutasítására akár naponként is lehetőség van.

Példa. Egy hétfőtől péntekig terjedő szabadság igényt a jóváhagyó szétbonthat napokra, a hétfői napot elutasíthatja, míg a keddtől péntekig terjedő napokat elfogadhatja.


Elfogadott szabadságot a dolgozó már nem tud módosítani vagy törölni, azonban módosítás, illetve törlés igényt tud készíteni, melyről szintén a jóváhagyó dönt. Módosítás igény jóváhagyásakor az eredeti szabadság módosul.

A rögzített szabadsághoz szabadságengedély nyomtatható, ami minden fontosabb rögzített adatot tartalmaz. Egy A4-es lapra két példányt nyomtat a rendszer a munkavállaló és a munkáltató számára.

Áttekintő nézet

Ezen a felületen vizuálisan reprezentálva tekintheti meg a szabadságokat, illetve a szabadság igényeket. A különböző típusú szabadságokat a rendszer különböző színekkel jelöli. A színek jelentéséről a jobb alsó sarokban tájékozódhat. Jobboldalt láthatja az aktuális és a következő két hónap naptárait. A naptárakban félkövér dátumok jelzik hogy az adott napon szabadság, vagy szabadság igénylés van rögzítve a rendszerben.

A legfelső naptár két sarkában található  ikonok segítségével léptetheti a naptárat hónapról hónapra a megfelelő irányba, vagy az évszám hó feliratra kattintva és a bal egérgombot nyomva tartva egy listából választhat az adott dátum előtti és utáni hónapokból. Az aktuális dátumot a piros négyzet jelzi a naptárban, valamint a narancs színű vonal a grafikus felületen.