Iktatások

Elérése: Iratkezelés -> Iktatások

Az iktatás az ügyiratkezelés egyik legfontosabb része, ugyanis ezzel biztosítható a küldemények nyilvántartásba vétele. Nem minden beérkező iratot kell iktatni, ezért pontosan meg kell határozni, mely küldemények iktatása maradhat el. Például alaptevékenységgel össze nem függő meghívók, reklámszövegek, napilapok, rendszeres közlönyök, szaklapok, névre szóló levelek, áruval érkező szállítólevelek. A közigazgatás területén gyakran használják az alszámos iktatást. Ebben az esetben egy irat érkezésekor mindig megvizsgálják, hogy volt-e ún. előzményirata az adott ügynek. Ha volt, akkor annak az iktatószámát alszámozzák, ha nem, akkor a következő iktatószámot kapja meg az irat.

- : új iktatás hozzáadása a listához.

- : új iktatás létrehozása érkeztetésből

- : a kijelölt iktatás adatainak módosítása

- : a kijelölt iktatás adatainak megtekintése

- : téves iktatás esetén használandó funkció. A gomb megnyomsáa után az iktatási tétel nem törlődik, csupán az alapértelmezett listában nem látszik, azonban a jobb oldali szűrési feltételek között az erre vonatkozó jelölő bejelőlésével újra megjelennek a listában.

- : Szűrési feltételek beállítása az ablak jobb oldalán. A rádiógombok / segítségével jelöljön be egy olyan feltételt, melyre szűrni óhajt. A következők közül választhat: Az általam iktatott iratok vagy amelyeknek felelőse vagyok; Minden irat, amelyhez jogom van; Csak az általam iktatott iratok; Csak azok az iratok, amelyeknek felelőse vagyok; Szűrés nélkül. A naptárak segítségével az iktatás dátumára szűrhet. Ha az iktatáshoz tartoznak kulcsszavak, akkor erre is szűrhet a „Kulcsszó” mező kitöltésével. Ha a téves iktatásokat is meg szeretné jeleníteni, akkor jelölje be az erre vonatkozó / Téves iktatások megjelenítése kapcsolót. Miután a szűrési feltételeket beállította kattintson a feliratra.

Új iktatás létrehozásához kattintson az (Új) gombra. Ekkor az alábbi ablak jelenik meg:

Mező neve	Tartalom
Iktatókönyv	A felhasználóhoz tartozó iktatókönyvek közül tud választani a legördülő listából.
Iktatószám:	A várható iktatószám megjelenítése. Ez a mező csak megjelenítésre szolgál.
Iktatás dátuma	Az iktatás dátumának megadása. Kötelezően kitöltendő mező. Alapesetben a mai dátumot szúrja be a program, de ez szerkeszthető.
Típus	Az iktatás típusa lehet bejövő irat és kimenő irat.
Szignáló dolgozó	Az ügyintézést végző személy beállítása. (Szignálás: kijelöljük az ügyintézést végző személyt és meghatározzuk a feladatot, valamint az elintézési határidőt.)
Szignálás dátuma	Szignálás (elintézési határidő) dátumának beállítása.
Felelős dolgozó	A felelős dolgozó rögzítése. Az a személy, akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani; Ha a Paraméterekben aktív a kapcosló, akkor a felelős dolgozó e-mailt kap a hamarosan lejáró/határidőn túli iratokról. Bővebben...>>
Határidő	A feldolgozási adatok határidejének beállítása. Ha a Paraméterekben aktív a kapcosló, akkor a felelős dolgozó és a megadott fix címzett(ek) e-mailt kap(nak) a hamarosan lejáró/határidőn túli iratokról. Bővebben...>>
Státusz	Iratstátusz beállítása.
Elkészülés dátuma	Iktatás elkészülési dátumának beállítása.
Hivatkozási szám (külső)	Az irat külső hivatkozási számának megadása.
Kelte	Az irat kelte.
Kötelező megőrzés	Kötelezően elrendelt őrzési idő (alapértelmezetten az iktatókönyvből veszi a beállított értéket).
Tárgy	Az irat nevének megadása.
Típus	Az irat típusának megadása (pl.: hivatalos irat).
Ügy jellege	Az ügy jellegének megadása (pl.: számla).
Oldalak száma	Az irat oldalainak száma.
Mellékletek száma	A mellékletek száma.
Ügyfél	Ügyfél kiválasztása a vevőtörzsből vagy szállítótörzsből . A mező adatainak törlése az ikon segítségével.
Kulcsszavak	Kulcsszavak megadása, mely a szűrésben is segít.
Megjegyzés	Az irathoz tartozó megjegyzés.
Egyéni hozzáférés beállítása /	Ha be van pipálva a jelölőnégyzet, megjelenik a Hozzáférés fül a További adatok részen. Itt beállíthatja a jogosultságokat, hogy ki férjen hozzá az iratokhoz.
Téves /	Téves irat esetén jelölendő.

A További adatok részben az alábbi fülek segítségével egyéb kötelező és kiegészítő adatokat adhat az iktatáshoz.

Érkeztetés fül

Bejövő irat típusú iktatásnál válik elérhetővé ez a fül:

Válassza ki először az érkeztetőkönyvet a legördülő listából . Az Érkeztetőszám és az Érkeztető felhasználó mezők automatikusan kitöltődnek. Adja meg az érkezés és bontás dátumát a dátumválasztó mezők segítségével. A mezőbe küldeményazonosítót adhat meg. Válassza ki a küldemény típusát és az érkezés módját a legördülő listából vagy a szótárból a mező segítségével.

Postázás fül

Az (Új) gombbal vehet fel új postázási adatokat az alábbi ablakban:

A (Módosít) és (Töröl) gombokkal tud egy címzettet módosítani vagy törölni az iktatásból.

Hozzáférés fül

Ez a fül csak abban az esetben látható, ha az / Egyéni hozzáférés beállítása kapcsoló aktív az iktatási felületen.

Az (Új) gombbal a Felhasználó törzsből adhat hozzá felhasználót, akinek jogosultsága lesz az iktatást kezelni. Az (Iktatókönyv jogosultságainak hozzáadása) gombbal átmásolhatja az iktatókönyvet használni jogosult felhasználókat az adott iktatásra vonatkozólag.

Attribútumok fül

Az iktatókönyvhöz rögzített attribútumok találhatók meg itt, melyeket fel lehet tölteni értékkel és bővíthetők is. Az iktatókönyvben megadott attribútumok ide automatikusan bekerülnek, és itt tud értéket rendelni hozzájuk. Törölhet és módosíthat is attribútumot.