Az Europroof rendszer megfelel a hatályos jogszabálynak, összeköttetéssel rendelkezik a NAV Online Számla rendszerével, miszerint kötelező adatot szolgáltatni a legalább 100 ezer forint áthárított áfát tartalmazó, belföldi adóalanyok közötti ügyletekről kiállított számlákról. A szabályozás értelmében: "Számlázó programmal történő számlázás esetén a számlaadatokat a számlázó programból emberi beavatkozás nélkül, nyilvános interneten keresztül azonnal, a számla elkészülése után rögtön továbbítani kell a NAV-hoz."

Ezt az adatszolgáltatást látja el a KOBAK adatszolgáltatás funkció.

A bizonylatkészítés folyamatában nincs eltérés az adatszolgáltatásra kötelezett bizonylatok esetében sem, hiszen a rögzítéskor válik egy bizonylat adatszolgáltatásra kötelezetté vagy sem.

Ahhoz, hogy zökkenőmentes legyen a bizonylatkészítés folyamata, érdemes néhány törzsadatot felülvizsgálni:

  •  a Vevő törzs felülvizsgálata,
    • minden címadat legyen pontosan kitöltve (ország, irányítószám, település, közterület, házszám),
    • természetes és jogi személy kapcsoló helyesen van-e beállítva minden jogi személy esetében (Kft, Bt, stb)
    •  jogi személyek esetében az adószám pontos megadása szükséges.


  • Áfa törzs felülvizsgálata (lásd Áfa törzs)
    • adózás módjának helyes kitöltése
    • amennyiben adómentes, úgy a mentesség okának megadása


  • Cég törzs felülvizsgálata
    • saját cégének/cégeinek esetében az adószám pontos megadása
    • saját cégének/cégeinek esetében a csoportazonosító szám pontos megadása, amennyiben van


  • Cikk törzs felülvizsgálat
    • NAV adatszolgáltatás típus lenyíló mező helyes értéke (lásd Cikk törzs)


EP KOBAK alkalmazás:

Amikor elindítja az Europroof szoftvert, a háttérben elindul egy EP KOBAK alkalmazás, mely az óra melletti ikonok között látható.  Ez az alkalmazás végzi el a háttérben az adatbeküldést. Hasonlóan több más, háttérben futó alkalmazáshoz, az EP KOBAK is az óra felett felbukkanó üzenetekben tájékoztatja a felhasználót az eseményekről. (Úgy, mint feladat befogadása, adatszolgáltatás megkezdése, státusz lekérdezése, sikeres adatszolgáltatás értesítés, hibaüzenet)

Néhány példa a megjelenő ablakokról:

  • Hiba: A Hiba ablak az alábbi esetekben jelenik meg: el sem kezdődik az adatszolgáltatás, az adatszolgáltatás közben hiba lépett fel (Pl megszakadt internetkapcsolat), az adatszolgáltatás sikertelen (Aborted státusz esetén). A Hiba ablak automatikusan rögzül a képernyőn, vagyis a felhasználó értesül a hibáról, és kézi bezárást követően "tüntethető el" a képernyőről.
  • Üzenet: tájékoztatás a sikeres adatszolgáltatásról, adattovábbításról
  • Státusz lekérdezés megkezdése: az adatszolgáltatás folyamán végzett státuszlekérdezések értesítése. Státuszlekérdezés megkezdése előfordul, amikor először próbál adatot küldeni a rendszer a NAV szerverre, valamint ha egy számla státusza Received, vagy Processing (vagyis folyamatban van az adatszolgáltatás), időnként az alkalamzás lekérdezi a státuszt, és amennyibe az Done-ra változik (teljesült az adatszolgáltatás), akkor a számla automatikusan kikerül a függő tételek listájából.
  • Adatszolgáltatás megkezdése: Az ablak akkor jelenik meg, mikor rögzít egy számlát, és az alkalmazás elkezdte az adatszolgáltatás teljesítését. Ekkor számlaszám helyett még számla ID-t láthatunk.
  • Feladat befogadva: Az ablak akkor látható, miután rögzített egy számlát a rendszerben és az alkalmazás befogadta az adatszolgáltatási feladatot. Ezek után kezdi meg az adatszolgáltatást.

Ha az értesítő ablakokat bezárja, a kis alkalmazás tovább fut a háttérben.

Az EP KOBAK alkalmazás egyetlen ablakból áll, melyet megnyithat az óra mellett az alkalmazás ikonjára kattintva. Ebben az ablakban látható az alkalmazás által küldött összes üzenet. Az egyes számlákhoz tartozó üzenetek a karbantartó ablakban a Napló részben is megtekinthetők.



Ha valamilyen oknál fogva az alkalmazásból nem lehetséges az adatszolgáltatás, akkor az Europroof végzi el az adatok beküldését. A számlázó program és az alkalmazás közötti adatátadás automatikusan, azonnal megtörténik a számla rögzítését követően.

Amikor Ön bezárja a számlázó programot, az alkalmazás a háttérben fut tovább, és amennyiben maradt függőben lévő, vagy be nem küldött bizonylat, úgy azok beküldését az alkalmazás folyamatosan próbálja teljesíteni.
Önnek nincs teendője a kis alkalmazással, mert ha újra elindítja az Europroof rendszert, az megvizsgálja, hogy fut-e már az EP KOBAK alkalmazás. Ha nem, akkor az Europroof-al egy időben, automatikusan elindul, ha már fut az alkalmazás, akkor az Europroof átadja a további feladatokat.

A KOBAK adatszolgáltatásról általánosságban


 Ahhoz, hogy az Europroof szoftver adatot tudjon szolgáltatni a NAV felé, rendelkeznie kell aktív internetkapcsolattal, a felhasználó cégnek NAV Online Számla regisztrációval, valamint szükséges a Paraméterekben beállítani az adatszolgáltatáshoz szükséges adatokat. Erről bővebben a Törzsadatok - Paraméterek c. fejezetben olvashat.

Továbbá az adatszolgáltatás helyes működéséhez a felhasználónak a fájlrendszer szintjén írási joggal kell rendelkeznie arra a mappára vonatkozólag, amelyből az Europroof szoftvert indítja.


Egy technikai felhasználó létrehozása elegendő a NAV Online számla rendszerben, és ennek beállítása az Europroof-ban, mellyel teljesíthető az adatszolgáltatás.

Mi alapján dönti el a rendszer, hogy kell-e adatot szolgáltatnia?

Az alábbi feltételek teljesülése esetén adatszolgáltatás kötelezett a bizonylat:

-  az ügyfél belföldi (címében az országként Magyarország van megadva),

- ÉS az ügyfél jogi személy (adatlapján jogi személyként van megjelölve)

VAGY

a számla előzménye (pl. végszámla esetében az előleg számla, normál számla esetében a hivatkozott

eredeti sztornózott számla, jóváíró számla esetében az eredeti számla vagy sztornó számla esetében

az eredeti számla) már adatszolgáltatás kötelezett volt (akkor is, ha ez a bizonylat önmagában

egyébként nem lenne adatszolgáltatás kötelezett).

Milyen adatok szerepelnek az adatszolgáltatásban?

Az adatszolgáltatás kétféle tartalommal teljesíthető, ez a felhasználó választására van bízva. Az alábbi esetek lehetségesek:

  • kötelező adattartalom (Áfa tv. 169. §-a szerint)
  • teljes adattartalom

Az adatszolgáltatás menete

Amennyiben a bizonylat adatszolgáltatásra kötelezetté válik, amikor előleg számlát, számlát, vagy jóváíró számlát készít, úgy a bizonylat rögzítését követően automatikusan elindul az adatszolgáltatás a háttérben futó EP KOBAK alkalmazás segítségével. Amennyiben az adatbeküldést nem az alkalmazás végzi, hanem az Europroof rendszere, akkor a bizonylatok nyomtatása után szintén automatikusan megjelenik az adatszolgáltatásra vonatkozó ablak. Itt követhető nyomon az adatbeküldés folyamata.


Amennyiben az adatbeküldés sikeres, úgy ebben az ablakban olvasható a válaszüzenet a sikeres beküldésről. Ha a folyamat során valamilyen hiba adódik, vagy figyelmeztetés vált szükségessé, arról szintén itt kap tájékoztatást. Az ablak automatikusan bezáródik 20 másodperc múlva.

KOBAK függő tételek

Amennyiben egy-néhány bizonylat esetében nem teljesült azonnal az adatszolgáltatás és van a KOBAK adatszolgáltatással kapcsolatos függő tétel, úgy a KOBAK - függőben lévő tételek ablakban láthatjuk ezen bizonylatok listáját. Az ablakot elérhetjük az Értékesítés főmenüpont KOBAK adatszolgáltatás függő tételei menüpontból, valamint az Europroof főképernyőjének jobb felső sarkában látható piros feliratra kattintva.

A főképernyőn csak abban az esetben látható a piros felirat, ha van függőben lévő tétel.

Ha nincs függőben lévő tétel, vagyis minden adatszolgáltatás sikeres, akkor nem látható felirat.

Ha a KOBAK adatszolgáltatás a beállítások miatt nem lehetséges, úgy a főképernyőn szintén piros felirat figyelmeztet erre.

A  (KOBAK történet megjelenítése) gombbal a kiválasztott bizonylattal kapcsolatos adatszolgáltatások napló ablakába jutunk. Ugyanez az ablak (KOBAK adatszolgáltatás) érhető el a bizonylat karbantartó ablak jobb gombos menüjéből.

A kapcsoló megfelelő állásának kiválasztásával a három bizonylattípus közül választhat, hogy melyiket szeretné listázni. Ezek az alábbiak:

  • Függő tételek: Minden tétel listázása.
  • Figyelmen kívül hagyott bizonylatok: Olyan bizonylatok, melyeknél Done státusz szerepel, de NAV figyelmeztetést tartalmaz és a NAV figyelmezetetés figyelmekívül hagyása gombot megnyomtuk.
  • Kézi adatrögzítésű bizonylatok: Azok a bizonylatok, melyeket kézi adatrögzítésűnek jelöltük.

A Frissít gombbal elvégezhető a lista frissítése. 5 percenként automatikusan frissítésre kerül a lista.

A  /  Mellőzött bizonylatok megjelenítése kapcsolóval a listában láthatóvá teheti a mellőzöttként megjelölt bizonylatokat.

Fontos! Az OSS ÁFA típusú bizonylatokról a rendszer nem szolgáltat adatot a NAV részére. A rendszer manuális adatszolgáltatáskor ellenőrzi, hogy OSS ÁFA típusú bizonylatról van-e szó, és amennyiben igen, akkor a duplikált adatszolgáltatás elkerülése érdekében a számla nem beküldhető.

Az OSS ÁFA típusú bizonylatok esetében a felhasználónak kell gondoskodnia az adatszolgáltatásról az OSS rendszer felé!


KOBAK adatszolgáltatás menüpont


A bizonylat karbantartó menüpontban (Pl. Értékesítés - Karbantartás - Számlák karbantartása) egy bizonylatot kijelölve, a jobb egérgombos menüből a Kapcsolódó KOBAK adatszolgáltatás pontot választva az alábbi ablakot látjuk:

Itt egy, a kiválasztott bizonylatra vonatkozó adatszolgáltatások naplóját látjuk. Amennyiben a bizonylat rögzítését követően elsőre sikeres az adatszolgáltatás, az ablakban két sort fogunk látni, ahol a státusz Done, és a hibakód és hibaüzenet mezők üresek. Ekkor mondható az adatszolgáltatás sikeresnek és teljesítettnek.

Státuszok lehetnek:

  • Done (a hibakód és hibaüzenet mezők üresek): Az adatbeküldés sikeres. Formailag és tartalmilag is sikeres az adattovábbítás, a NAV rendszere befogadta, és feldolgozta azt. Nincs további teendője.
  • Done (a hibakód és hibaüzenet mező figyelmeztetést tartalmaz): Az adatbeküldés sikeres, de annak felülvizsgálatára lehet szükség. Tekintse meg a hibaüzenetet! Ez esetben használható a  NAV figyelmeztetés mellőzése gomb, mellyel a függő tételek listájában nem fog látszódni a megjelölt bizonylat. A figyelmeztetés visszavonható a  (Nav figyelmeztetés mellőzésének visszavonása) gombbal.
  • Aborted: Az adatszolgáltatás sikertelen, azt a NAV rendszere elutasította. A visszautasítás oka kiolvasható a Hibaüzenet listából. A hiba okának megszüntetése után a bizonylatot ismét be kell küldenie. Ehhez használhatja a  (Számla beküldése) gombot, vagy dönthet úgy, hogy az adatszolgáltatást az Online Számla webes felületén teljesíti. Ekkor használja a  (Kézi rögzítés jelölése) gombot, így később látható, hogy az adott bizonylat kapcsán kézi adatbeküldés valósult meg.
  • Processing: Az adatszolgáltatás folyamatban van. A NAV - KOBAK rendszer fogadta az adatbeküldést, és elkezdte annak feldolgozását. A sikeres adatszolgáltatásig (vagyis a DONE státuszig) ellenőrizni kell a bizonylat státuszát. A háttérben futó alkalmazás ezt rendszeresen ellenőrzi. Státuszt ellenőrizni a  (Státusz lekérdezése) gombbal is van lehetősége.
  • Received: Az adatbeküldés folyamatban van. A NAV - KOBAK rendszer fogadta az adatbeküldést, de nem kezdte meg annak feldolgozását. A sikeres adatszolgáltatásig (vagyis a DONE státuszig) ellenőrizni kell a bizonylat státuszát. A háttérben futó alkalmazás ezt rendszeresen ellenőrzi. Státuszt ellenőrizni a  (Státusz lekérdezése) gombbal is van lehetősége.
  • Unknown: Az adatbeküldés során hiba lépett fel, pl a NAV szervere nem elérhető, nincs internetkapcsolat... Ebben az esetben nincs tranzakció azonosító sem, hiszen az adatcsomag nem jutott el az Online Számla rendszerhez. A felmerült hibáról a Hibaüzenet pontot választva szerezhet tudomást, majd a hiba elhárítása után a számlát újra be kell küldeni. Ez megtehető a  (Számla adatok lekérdezése NAV-tól) gombbal, mely lekéri a beküldött számla adatait a NAV rendszeréből és sikeres lekérdezés esetén felkínálja a státusz ellenőrzése lehetőséget.



Ha beállított egy bizonylathoz Kézi rögzítést, majd később mégsem szeretné kézi rögzítésűnek jelölni (mert pl. mégsem lett a webes felületen beküldve), akkor a  (Kézi rögzítés törlése) gombbal ismét lehetőség van az Europroofból beküldeni a bizonylatot.


Fontos! Amennyiben kézi rögzítésűnek jelölte a bizonylatot, úgy a rendszer nem kezeli azt függő tételnek, vagyis nem jelenik meg a függő tételek listában, és az alkalmazás nem kísérli meg az adatszolgáltatást. A kézi rögzítésű bizonylatok listában lesz a továbbiakban megtalálható.



Fontos! A Számla adatok lekérdezése a NAV-tól gomb, csak abban az esetben aktív, ha UNKNOW a státusz és nem szerepel tranzakció azonosító a bizonylathoz vagy ha a státusz ABORTED és a 'A számla megadott sorszámmal már...' hibaüzenettel szerepel.


Kérdések a KOBAK adatszolgáltatásról

Mely bizonylatok lehetnek adatszolgáltatásra kötelezettek?

Az előleg számla, számla, jóváíró számla, valamint ezek sztornó bizonylatai abban az esetben, ha a bizonylat áfa értéke eléri, vagy meghaladja a 100.000 Ft-ot.

Ha nem Forintban számlázok, akkor is be kell küldenem a számlát?

Amennyiben a vevő belföldi jogi személy adóalany, úgy a bizonylat adatszolgáltatás kötelezett.

Hol nézhetem meg, hogy egy számla sikeresen be lett-e küldve?

Az Értékesítés -> Karbantartás -> Számlák karbantartása menüpontban a kérdéses bizonylat kijelölése, majd a jobb egérgombos menüben a Kapcsolódó KOBAK adatszolgáltatások pontot választva megjelenik a KOBAK adatszolgáltatás ablak. Itt a Státusz oszlopban látható a bizonylat állapota.