Europroof Premium - Felhasználói kézikönyv

A bizonylatokról általánosságban

Termék(ek) állapotváltozása esetén a rendszer bizonylatot készít a változásról. Ez a változás járhat együtt pénzmozgással is (például beszerzési számlák, értékesítési számlák), de nem feltétel hozzá a pénzmozgás (például garancialevél, jótállási jegy, raktárak közötti árumozgatás), továbbá járhat készletmozgással és készletmozgás nélküli bizonylat is lehetséges. A bizonylatok készítése során a felhasználó a szoftverben kisebb változásokkal, de mindig ugyanazt az ablakot látja, és ugyanazokat a lépéseket kell elvégeznie. Sok bizonylattípushoz hozzáadható előzménybizonylat is, mely egy olyan bizonylat, amelyet előzőleg rögzítettek a rendszerben, és típusából adódóan felhasználható egy ráépülő bizonylatnál.

Ebben a fejezetben a bizonylatokról általánosságban olvashat, vagyis olyan funkciókról és lehetőségekről, melyek valamennyi, de legalábbis a legtöbb bizonylattípusra érvényesek. Továbbá ebben a fejezetben találhatók a bizonylatkészítés módszereiről és a logisztikai láncról szóló leírások.

Fontos! A szoftverben többtelephelyes használat esetén is közös a Szállító törzs, de a Vevő törzs paraméterezés kérdése: lehet közös és telephelyenként egyedi is! Amennyiben telephelyenként egyedi, akkor is van bizonylatkészítéskor átjárhatóság: Vevő kiválasztásakor a Vevő törzs alján látható  Minden telephely szűrő segítségével.
 (Bővebben a paraméterekről a Törzsadatok beállításai – Vevő törzs beállításai c. fejezetben.)

A bizonylatok felépítése

A bizonylatok két fő részből állnak: bizonylatfejből és bizonylattörzsből.

A fej (1) tartalmazza az ügyfelek adatait, a számlaszámot és a számlázással-fizetéssel kapcsolatos információkat. A törzs (2) tartalmazza az elemek (jellemzően cikkek) egyenkénti adatait, mint például egységár, cikkszám, továbbá a törzs tartalmazza a végösszeget és a forgalmi adó információit. A törzs alatt találhatók az ügyfelek aláírásainak fenntartott mezők.

Bizonylatkészítő ablakok felépítése

A legtöbb bizonylatkészítő ablak az alábbi képen látható 6 egységből áll:

A bizonylatkészítő ablakok 6 jellemző egysége:

• 1: Bizonylattörzs. Ebben az egységben jelennek meg a bizonylathoz hozzáadott elemek, jellemzően cikkek listája egymás alatt. A lista fölötti gyorskereső segítségével kereshet a listához már hozzáadott elemek között.
• 2: Ügyféladatok. Itt találhatók a kiválasztott ügyfél releváns adatai. A bizonylatra kerülő cím választható az Ügyfél neve alatti mező segítségével. A kiválasztott cím adat öröklődik a bizonylatok között. Több bizonylatelőzmény esetében az utolsó kiválasztott előzménynél szereplő cím érvényesül. Itt megjelenik az ügyfél neve fölött, hogy a törzsadatok között Természetes vagy jogi személyként lett rögzítve a bizonylaton szereplő ügyfél. Lehetőség van a bizonylatkészítés folyamata közben az ügyféladatokon változtatni - a megfelelő jogosultság birtokában. Ehhez használja az  Ügyfél adatainak módosítása gombot! Az  Ügyfél adatlap gombbal megtekintheti az ügyfél adatait.
• 3: Előzménybizonylatok. A bizonylathoz előzménybizonylatokat ezen gombok segítségével lehet hozzáadni.
• 4: Bizonylatfej. Itt adhatók meg a jelen bizonylat adatai, mint pl. a fizetési mód, a bizonylat nyelve, a szállítási cím vagy mellékletek hozzáadása. Itt különböző fülek segítségével kiegészítő adatokat adhat a bizonylathoz.

Minden bizonylathoz közvetlenül mentődik az árfolyam adat. Megadható kézzel, árfolyamtörzsből és MNB lekérdezéssel. Ha az adott napra sikertelen az árfolyam lekérdezés, megjelenik egy tájékoztató üzenet, mely azt javasolja, hogy a felhasználó adja meg kézzel az aktuális árfolyamot.

• 5: Összesítő adatok. A tételekkel kapcsolatos összesítő adatok helye.
• 6: Funkciógombok. Segítségükkel módosítható a bizonylaton szereplő tételek listája. Egyes bizonylattípusoknál megjelenik a raktárválasztó mező is.

A logisztikai lánc

A rendszer képes egyes bizonylattípusok alapján más típusú bizonylatokat generálni, ennek a folyamatnak a logikai sorrendjét értjük logisztikai lánc alatt.

Példa. Egy értékesítési számla rögzítésekor felhasználható egy azonos vevőhöz rögzített, még fel nem használt vevői rendelés vagy előleg számla.

Fontos! Egy bizonylatot teljes egészében legfeljebb egyszer lehet bizonylatelőzményként felhasználni, azonban a feldolgozás tetszőleges számú lépésben, részletben is történhet!

Példa. Adott egy szállítólevél 10 db termékkel. Ezt a szállítólevelet bizonylatelőzményként felhasználva lehetséges egyben kiszámlázni (mind a 10 db termék egy számlán), de lehetséges több (2-10 db) számlára is szétszórni. Minden esetben a bizonylatelőzményen a még fel nem használt termékeket lehetséges felhasználni.

Amennyiben a bizonylaton valamennyi tételnél a még feldolgozható mennyiség nullára csökken, úgy a teljes bizonylat státusza feldolgozottá válik, és ezután már nem használható bizonylatelőzményként.

Fontos! Egy másik bizonylatot / bizonylatokat feldolgozó bizonylat sztornózásakor az előzménybizonylat(ok) státusza visszaáll a feldolgozást megelőző állapotra.

Bővebben olvashat a bizonylatelőzményekről a Bizonylatkészítés előzménybizonylat alapján c. fejezetben.

A logisztikai lánc lehetséges lépései: