Europroof Premium - Felhasználói kézikönyv

Elérése: Értékesítés –> Karbantartás –> Előlegszámlák karbantartása –> Felső menüsor –> (Helyesbítés)ikon

vagy

Értékesítés –> Karbantartás –> Előlegszámlák karbantartása –> Felső menüsor –>  (Új)ikon

Ezzel a funkcióval lehetséges helyesbítő előlegszámlát kiállítani a rendszerben. A helyesbítő előlegszámla egy számlával egy tekintet alá eső, önálló módosító okirat. Az eredeti előlegszámla tételei és a módosító előlegszámla tételei együtt adják ki a fizetendő összeget.
A helyesbítő előlegszámla is helyesbíthető. A rendszerben korlátlan számú helyesbítő előlegszámla kiállítására van lehetőség.

Fontos! A helyesbítő előlegszámla csak az eredeti előlegszámlával és annak korábbi helyesbítő előlegszámláival együtt érvényes.

A helyesbítő előlegszámla kiállításával lehetőség nyílik az elrontott előlegszámla adatok kiállítására. A helyesbítő előlegszámla az alábbi számla adatok javítására szolgál:

- fizetési mód (értékesítésre engedélyezettek közül lehet választani, mint a számla esetében), 
- fizetési határidő,
- megjegyzés,-
- számla tételek minden adata.

Az eredeti előlegszámla alábbi adatai NEM javíthatók a helyesbítő előlegszámla kiállításával:

- ügyfél adatok (ügyfél nem cserélhető, adatai nem javíthatók!),
- számlakibocsátó adatai,
- teljesítés dátuma,
- ÁFA típus,
- nyelv,
- pénznem,
- árfolyam,
- számla formátuma (papír, papír + PDF, E-számla, stb.),
- a tétel adatok nem helyesbíthetők oly módon, hogy legalább egy tétel ne maradna a helyesbítés eredményeképpen.

Fontos! Csak előleg és helyesbítő előlegszámlák helyesbítése lehetséges a rendszerben.

Helyesbített számla, korábbi jóváíró számla, korábbi jóváírással érintett számla, sztornó számla, sztornózott számla, összevont számla, részben vagy egészben feldolgozott előlegszámla, illetve visszatartással érintett számla esetében helyesbítő számla kiállításása nem lehetséges! Erről a rendszer egy figyelmeztetést jelenít meg.

A rendszerben egy eredeti előlegszámlához közvetlenül egy helyesbítő előlegszámla tartozik., azonban a helyesbítő előlegszámlához is tartozhat további helyesbítő előlegszámla, így közvetve egy eredeti előlegszámlának több helyesbítése is lehet.

Helyesbítő előlegszámla létrehozása

Helyesbítő előlegszámlát a rendszerben Főmenüből nem lehetséges kiállítani, kizárólag az alábbi módok egyikén érhető el.

Helyesbítő előlegszámla létrehozásához válassza ki a karbantartóban a helyesbíteni kívánt előlegszámlát, majd a Felső menüsor(Helyesbítés) ikonra kattintva betöltésre kerül a Helyesbítő előlegszámla bizonylatkészítő ablak:

 

Vagy,

Helyesbítő előlegszámla létrehozásához válassza ki a karbantartóban a helyesbíteni kívánt előlegszámlát, majd a Felső menüsor   (Új) ikonra kattintva, a Karbantartás - Új bizonylat ablakban válassza az Új bizonylat - Helyesbítő előlegszámla opciót, majd kattintás a  (Tovább) gombra:

Helyesbítő előlegszámla kiválasztása esetén az Új ügyfél választása opció nem elérhető.

Új másolat funkció a helyesbítő előlegszámla esetében nem használható. A helyesbített előlegszámla esetében egy tájékoztató üzenetet jelenít meg a rendszer a Karbantartás - Új bizonylat ablakban arról, hogy a rendszer csak az adott előlegszámla tartalmát másolja, nem pedig a helyesbítéssel előállt, logikailag összefűzött tartalmat: "A választott bizonylat helyesbített! Az 'Új bizonylat másolat' funkció csak az eredeti bizonylatot másolja, nem a helyesbítéssel előállt bizonylat tartalmat!"

 Abban az esetben, ha már létezik készülő helyesbítő bizonylat a rendszerben (ideiglenes - mentett, folytatásra váró bizonylat esetében), a rendszer erről egy Ellenőrzés ablakot jelenít meg:

A bizonylatszerkesztő ablakban pedig egy ideiglenes bizonylatot egy időben csak egy felhasználó szerkeszthet.

Fontos! Helyesbítő előlegszámla kiállításakor a rendszer ellenőrzi, hogy a bejelentkezett telephely és az eredeti előlegszámla kiállításának telephelye megegyezik-e, mert helyesbítő előlegszámla kiállítása csak az eredeti előlegszámla készítésének telephelyén lehetséges.

Helyesbítő előlegszámla rögzítése

A rendszerben a helyesbítő előlegszámlákhoz új bizonylat tömb és bizonylat típus létrehozása szükséges. A helyesbítő előlegszámla így külön bizonylattömb alapján számozódik és hivatkozza a helyesbített előlegszámlát. A helyesbítő előlegszámla közös státuszokat kezel a rendszerben a normál számla, előlegszámla, stb. bizonylatokkal, így a helyesbítő előlegszámla esetében is a közös listából lehet státuszt választani.

Helyesbítő előlegszámla rögzítéséhez válassza ki a karbantartóban a helyesbíteni kívánt előlegszámlát, majd a helyesbítő előlegszámla létrehozásának egyik módját kiválasztva betöltődik a Helyesbítő előlegszámla bizonylat készítő ablak.

A bizonylatkészítő ablak kiinduló állapotban az eredeti előlegszámla adataival kitöltve jelenik meg.

A helyesbítő előlegszámla az eredeti/helyesbített előlegszámla összes tételét fordított és azonos előjellel tartalmazza, melyek a készülő bizonylaton a  /  Helyesbített tételek megjelenítése bepipálásával jeleníthetők meg. A fordított előjelű tételek a tétel listában rejtettek, előnézeti képen azonban láthatók.

A fordított (pirossal jelölt tételsorok) előjelű tételek esetében a megjegyzés nem kerül megjelenítésre. A fordított előjelű tételek adatai nem szerkeszthetők, ezek a tételek nem törölhetők. A fordított előjelű tételek alapértelmezetten mindig a bizonylat elején helyezkednek el, azonban a sorrendjük szabadon változtatható.

Az azonos előjelű tételek bármely adata szerkeszthető, továbbá ezek a tételek törölhetők, sorrendjük szabadon módosítható. A bizonylat új tételekkel is kiegészíthető, akár előzménybizonylat alapján is.

A bizonylat kiinduló végösszege nulla.

Helyesbítő előlegszámla esetében az előzményválasztó funkciók az  előlegszámla esetei szerint érhetők el.

Helyesbítő előlegszámla mentése

A helyesbített adatok megadását követően a  (Rögzít) gombra kattintva a rendszer a bizonylat rögzítése előtt egy áttekintő ablakot jelenít meg, mely segítségével ellenőrizhető a helyesbítéssel előálló adattartalom.

Amennyiben az áttekintő ablakban megjelenítésre kerülő helyesbített adatokat szeretné rögzíteni, abban az esetben válassza a  (Rögzít) gombot. A  (Mégsem) gombra kattintva a bizonylatkészítés folytatható.

A helyesbítő előlegszámla eredeti előlegszámlához képest fordított előjellel szereplő tételei a rögzítéskor:

- sztornózzák és feldolgozzák a helyesbített számla tételeket,
- az esetleges kapcsolódó előzményeket visszanyitják.

A helyesbítő számla azonos előjelű tételei a rögzítéskor:

- előlegszámla tételként viselkednek és rögzülnek,
- az esetleges kapcsolódó előzményeket feldolgozzák/újra feldolgozzák.

Az előlegszámla helyesbítése után a helyesbítő előlegszámla lesz felhasználható a végszámla kiállításakor. A helyesbítő előlegszámla emiatt átveszi a helyesbített számla nem előzmény típusú bizonylat kapcsolatait, valamint a Vevői rendelés bizonylat kapcsolat esetében frissíti a Vevői rendelés időpontját.

Az eredeti előlegszámla tételei feldolgozottá válnak, a továbbiakban már nem sztornózhatók, újra nem helyesbíthetők. A továbbiakban a sztornó és helyesbítő funkciókat a bizonylatláncban az utolsó helyen álló előlegszámlával van lehetőség elvégezni. A helyesbített - helyesbítő előlegszámla előzmény viszony miatt a karbantartó felső menüsorán található bizonylat  (Kapcsolatok) funkció mutatja az előlegszámlák közötti kapcsolatot és magát a bizonylatláncot, valamint lehetővé teszi az ugrást a helyesbítő előlegszámlára is.

Mivel az ügyfél adatai a helyesbítő előlegszámlával nem javíthatók (ebben az esetben a sztornó előlegszámla, majd új előlegszámla készítése a megoldás), így a helyesbítő előlegszámlán az ügyfél adatai a helyesbített előlegszámlával megegyezően szerepelnek, a rendszer nem az ügyfél törzset veszi figyelembe.

Pénzügyi rendezés

A rendszer a helyesbítő előlegszámlát a pénzügy modulban a helyesbített számlához csatolja, a követelés a helyesbítő előlegszámlának megfelelően változik.

A kapcsolódó bizonylat megadásakor helyesbítő előlegszámla bizonylatok is választhatók a Pénztár ki- és befizetés, valamint a Banki forgalom rögzítés esetében.

Fontos! A helyesbítő előlegszámla nem változtat a helyesbített előlegszámlához tartozó pénzügyi rendezéseken. Azt a felhasználónak kell megtennie a helyesbítő előlegszámla kiállítását követően a rendszerben.

Abban az esetben, ha egy helyesbíteni kívánt előlegszámlához pénzügyi rendezés kapcsolódik, arról a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg a  (Rögzít) gombra kattintva.

Nyomtatás

A helyesbítő előlegszámlák esetében az előlegszámla nyomtatási képek aktuális beállításai érvényesek. A nyomtatási kép címében a "Számlával egy tekintet alá eső okirat" megnevezés kerül.

Helyesbítő  előlegszámla karbantartása

A helyesbítő előlegszámlák a normál számlákkal együtt jelennek meg a Számlák karbantartása ablakban. Az Előlegszámlák karbantartása funkcióban az előlegszámlákkal csak a helyesbítő előlegszámlák jelennek meg.

A helyesbítő előlegszámlákat a listában külön színnel jelölhetjük. A színezés paramétere a Törzsadatok - Egyéni paraméterek - Bizonylatok - Színezés beállításai között állítható be. (Bővebben a törzsadatokról a Törzsadatok-Egyéni paraméterek c. fejezetben olvashat.)

A helyesbített előlegszámlák nem jelölhetők külön színnel a kiegyenlített, kiegyenlítetlen, lejárt és kiegyenlítetlen, nem lejárt színezések miatt, így amennyiben egy helyesbített előlegszámlára több színezésbeállítás is vonatkozik, a Számlák karbantartása ablakban a Helyesbítve oszlopban látszik, hogy az egyes előlegszámlák esetében történt-e helyesbítés.
A sztornó előlegszámla színezése magasabb prioritású, mint a túlfizetés színezése, ezért a sztornó előlegszámla a sztornónak megfelelő színnel kerül megjelenítésre a Vevői követelések, szállítói tartozások listában.

Helyesbítő előlegszámla Storno

A helyesbítő előlegszámla sztornózható. Mindig a bizonylatláncban az utolsó helyet elfoglaló helyesbítő előlegszámla sztornózására van lehetőség. Ebben az esetben az egész bizonylatlánc sztornózásra kerül. Helyesbítő előlegszámla sztornózásakor, ha E-számláról van szó, az E-számla paraméternek bekapcsoltnak kell lennie, tekintettel arra, hogy az előlegszámla formátuma nem módosítható.

Helyesbített előlegszámla nem sztornózható, erről a rendszer egy Ellenőrzés ablakot jelenít meg:

Helyesbítő előlegszámla egyéb vonatkozásai

A Pénzügyi levelek funkció a helyesbítő bizonylatokat nem listázza, csak a helyesbített bizonylatokat a helyesbített adattartalommal. A már mentett pénzügyi levél adata nem változik meg, amennyiben a későbbiekben a pénzügyi levél alapjául szolgáló számla helyesbítésre kerül.

Az ÁFA lista funkcióban a helyesbített és a helyesbítő számla is az eredeti adataival jelenik meg. A helyesbített számla csak a változásra vetítve szerepelteti az ÁFA tartalmat (ha a számla gazdasági eseményei nem változtatak, abban az esetben a végösszege nulla).

A Kimenő számla jegyzék funkcióban a helyesbített és a helyesbítő számla is az eredeti adataival jelenik meg. A Kimenő számla jegyzékben lehetőség van a helyesbített és a helyesbítő számlákra is szűrni.

A Vevői, szállítói karton, korosított kimutatás funkcióban az eredeti számla jelenik meg a helyesbített adatokkal.

A Pénzügy/Export funkció a számlák eredeti adatait adja át, a helyesbítő számlát külön sorban szerepelteti.

Pmt. adatlap

Helyesbítő előlegszámla bizonylat rögzítése után a rendszer - amennyiben a Paraméterek és a Cég törzs megfelelően van beállítva, valamint az előleg cikk pmt.-s engedélyezést kap - a számlához hasonlóan felajánlhatja a pmt. adatlap kitöltését.