A rendszerben előállítható új bizonylat úgynevezett előzménybizonylat segítségével is. Ebben az esetben valamilyen, a rendszerben már korábban előállított bizonylatot szeretne felhasználni a jelenlegi bizonylat elkészítéséhez. Ennek előnye, hogy nem kell újra rögzíteni a korábbi tételeket a tétellistára, árakat állítani stb., a meglevő bizonylat egy kattintással behívható, és annak része vagy egésze felhasználható. Több bizonylatot is fel lehet dolgozni egyszerre, továbbá az előzménybizonylatokon belül fel nem dolgozott tételek továbbra is nyitva (felhasználhatók) maradnak.

Példa. Egy ügyfél szeretne vásárolni három háztartási készüléket, melyekre az Önök cége 2-2 év jótállást vállal. Ha jelenleg nincs raktáron az egyik termékből, és az Ügyfélnek megfelel a termékek 5 munkanapon belüli kézhezvétele, akkor rögzíthető egy vevői rendelés az ügyfél adataival és a termékekkel.

Az Ön cégének szokásaitól függően kérhet előleget az ügyféltől, mely esetén rögzít egy Előlegszámlát. Ekkor az Ügyfelet kiválasztva a rendszer felajánlja, hogy rögzítve van az ügyféltől vevői rendelés, ezáltal az felhasználható. Ez esetben nem szükséges újra megadnia, hogy mire kér előleget, hiszen a rendszer automatikusan kitölti az adatokat és értékeket.

Amikor már rendelkezésére áll az összes termék raktáron, és az ügyfél megvásárolja a termékeket, Ön kiállíthatja a számlát az ügyfél nevére, melybe beilleszti a megfelelő Vevői rendelést és az esetleges Előlegszámlát. Ekkor a program visszaadja a még esetlegesen fizetendő összeget, majd a számla rögzítésekor a rendszer az adatbázisból levonja azt a három háztartási készüléket a rendelkezésre állókból.

Egyetlen termék értékesítése esetén kisebb az időnyereség, ám több, esetlegesen tucatnyi termék esetén már számottevő idő takarítható meg a funkcióval, hiszen nem kell minden egyes lépésnél (árajánlat, vevői rendelés, előleg, munkalap, gyártás, számla, jótállási jegy, stb.) újra felvennie a tételekhez és megrendeléshez tartozó adatokat.


  1. Válassza ki a bizonylattípusnak megfelelő menüpontot a Főképernyőről! Ekkor az Ügyfél típusától (Vevő vagy Szállító) függően a Vevő törzs vagy a Szállító törzs nyílik meg új ablakban. Válassza ki a megfelelő Ügyfelet.
  2. Ekkor az Ügyfélválasztó törzs ablaka bezáródik, és amennyiben az Ügyfélnek nincs az adott bizonylattípusból átmeneti bizonylata, a bizonylatkészítő felülete jelenik meg. (Átmeneti bizonylatokról és bizonylat folytatásáról bővebben a Bizonylat félbehagyása, későbbi folytatása c. fejezetben olvashat.)
  3. Amennyiben rendelkezésére áll legalább egy, az Ügyfélhez tartozó, már rögzített előzménybizonylat, amelyet felhasználhat a jelenlegi bizonylathoz, úgy a jobb felső sarokban - a 3. részen -  annak neve piros színnel jelenik meg. (Bővebben a Bizonylatkészítő ablak felépítéséről c. fejezetben olvashat.)

  1. Ha szeretne egy ilyen előzménybizonylatot (pl. Árajánlatot, Vevői rendelést, Szállítólevelet) felhasználni a jelenlegi bizonylat készítése során, kattintson az importáló gombok közül a megfelelőre! Ekkor egy új ablakban megjelenik a bizonylatválasztó ablak.

  1. Ellenőrizze, hogy a Név:  mezőbe beírt név megegyezik-e azzal a névvel, akinek a korábban már rögzített előzménybizonylatát fel szeretné használni! (Felhasználható tetszőleges ügyfél előzménybizonylata, nem kizárólag az ügyfél saját bizonylata.) Vannak olyan bizonylattípusok, melyre csak megegyező ügyfélhez tartozó előzménybizonylat választható!
  2. Szükség esetén állítsa be a felül található opciók közül a megfelelőket!
  3. A Cikkszám kereső mező segítségével megtalálhatja azokat az előzménybizonylatokat, melyeken a megadott cikkszámú tétel szerepel.
  4. Kattintson a  (Tételek) gombra! Ennek hatására a listában kijelölt bizonylatnak megjelennek a tételei, melyek közül lehetősége van egyet, néhányat, vagy az összeset felhasználni. A  (Bizonylat tétel) gomb segítségével a kijelölt bizonylat kijelölt tételét / tételeit tudja felhasználni a bizonylatkészítésnél. Ha a teljes bizonylatot (annak minden tételét) fel szeretné használni előzménybizonylatként, válassza a  (Teljes bizonylat) gombot. Amennyiben az előzménybizonylathoz megjegyzés is tartozik, a program egy új ablakban megkérdezi, hogy mit tegyen a jelenlegi és a korábbi megjegyzéssel.
    Ha több bizonylatot választott ki, akkor egy közös ablakban mindegyik bizonylat esetében megadható, hogy mit tegyen a rendszer annak megjegyzésével.

  1. Ha az előzménybizonylat megjegyzését hozzá szeretné fűzni a jelenlegi bizonylat megjegyzéséhez, kattintson a Hozzáfűzze gombra! Ha a jelenlegi bizonylat megjegyzését felül szeretné íratni az előzménybizonylatéval, kattintson a Felülírja gombra! Ha nem szeretné használni az előzménybizonylat megjegyzését, kattintson a Ne használja gombra!
  2. Ha szeretne további előzménybizonylato(ka)t vagy azok tételeit felhasználni, lépjen vissza a 4. pontra, és folytassa onnan a műveletsort!
  3. További, előzménybizonylatokon nem szereplő tételek hozzáadásához és/vagy a bizonylatkészítés lezárásához ugorjon az Új bizonylat rögzítése c. fejezeten belül a megfelelő típusú új bizonylat rögzítése alfejezethez!

Fontos! Amennyiben a készülő bizonylat és az előzményként választott bizonylat ÁFA típusa eltér, úgy a rendszer az előzmény bizonylat ÁFA kulcsai helyett a készülő bizonylat ÁFA típusának megfelelő alapértelmezett ÁFA kulcsot fogja használni!


Bizonylatkészítés Projekt anyagrendelésből

A Projekt anyagrendelés gombra kattintva megnyílik a Projekt anyagfelhasználások ablak.

 (Frissítés) gombra kattintva frissíthető a rács tartalma.

 (Mindent kijelöl) gombot megnyomva a rács összes tétele kijelölésre kerül.

 (Minden kijelölést töröl) gombra kattintva az összes kijelölést megszüntethetjük.

 (Kiválaszt) gombra klikkelve visszakerülünk a bizonylatkészítő ablakba, és a kiválasztott tételek a bizonylatra rögzülnek.


Bizonylatkészítés eltérő ügyfél nevére kiállított előzménybizonylat felhasználásával - Árfrissítés funkció használata


A rendszerben az Árajánlat, Vevői rendelés, Vevői rendelés foglalással, Szállítólevél, Számla, Proforma, Blokk, Helyesbítő számla bizonylatok esetében lehetőség van eltérő ügyfél (az előzménybizonylat eltérő ügyfélnek készül, mint a készülő bizonylat) választásakor árfrissítésre. Ehhez alkalmazza az  (Árak újraszámítása) gombot, melyet a bizonylatkészítő ablak jobb alsó sarkában talál.


A gomb az előzménybizonylat kiválasztása után válik aktívvá. Az  (Árak újraszámítása) gombra kattintva megnyílik az Árfrissítés - Előnézet ablak, amelyben az előzménybizonylaton szereplő tételek jelennek meg, az Aktuális ár (eredeti bizonylaton szereplő nettó egységár adatokkal), valamint az Új ár (törzsadatokból bekerülő adatok) feltüntetésével. A listában lehetőség van keresésre, ehhez használja a keresőmezőt.


A  (Rögzít) gombra kattintva megtörténik az árak szinkronizálása a törzsadatokból a Megerősítő ablak elfogadása után. Az Árfrissítés lekéri az adott időpillanatban a vevőhöz rögzített árszint, kedvezmények és fix árak alapján a bizonylaton szereplő cikkekre az árakat.

 Ez alól kivételt képező tételek, melyek nem jelennek meg az Árfrissítés - Előnézet ablakban:
- előleg tétel (amennyiben az az Előlegszámlából kerül fel a készülő bizonylatra, és nem Új tételként kerül felvételre a készülő bizonylatra),
- helyesbítő bizonylaton szereplő negatív előjelű tételek,
- csoportos termék altermékei.

A rendszer csak abban az esetben végzi el az árfrissítést, amennyiben talál rögzített, cikkhez tartozó árat (amelynek nullánál nagyobbnak kell lennie), valamint meg kell egyeznie az ideiglenes (készülő) bizonylat pénznemével. Továbbá a listaár módosításához a listaár pénznemének is meg kell egyeznie az ideiglenes (készülő) bizonylat pénznemével.
Amennyiben nem létezik a rendszerben a cikkhez tartozó ár, úgy azt a rendszer nem módosítja, az eredeti (előzmény) bizonylaton szereplő ár fog megjelenni a készülő bizonylaton. Ezt a rendszer jelzi, azokat a sorokat, melyek ki fognak maradni az árfrissítés folyamatából, narancssárga árnyalatú jelölést kapnak, melynek színe adott (nem paraméterezhető).

Adatgyűjtés előzménybizonylat felhasználása


A rendszerben lehetőség van bizonyos bizonylatok készítése során az adatgyűjtéseket is felhasználni, mint előzménybizonylat. Ehhez a bizonylatkészítő ablakban válassza az Adatgyűjtés előzmény gombot.

Az ablakban listázódnak azok az adatgyűjtések, melyek az adatgyűjtő eszközön lezárt státuszúak. Lehetőség van a már feldolgozott adatgyűjtések listázására is, így azok ismét felhasználhatók egy bizonylatkészítés során.

Az adatgyűjtés funkció minden esetben az ügyfél országa szerinti alapértelmezett OSS típusú ÁFA kulccsal rögzíti a tételeket az ideiglenes bizonylatra. Amennyiben az alapértelmezett ÁFA kulcs nem létezik a rendszerben, úgy a funkció nem lesz használható.

A  (Szűrés) gombbal a beállított szűrési feltételeknek megfelelő adatokat tudjuk szűrni.

A   (Részletek) gombbal láthatók a tételek, melyek szerepelnek az adatgyűjtésen.

A  (Feldolgolzott adatgyűjtések mutatása) jelölővel szűréskor meg tudjuk jeleníteni a már feldolgozott adatgyűjtéseket.

A  (Összes telephely) opcióval az összes telephely adatgyűjtéseit láthatjuk.

A  (Raktár) jelölővel az alapértelmezett raktártól eltérő adatgyűjtéseket is megjeleníthetjük.

A  (Raktár) választó listából a raktárra tudunk szűrni.

A  (Cikkszám) opció bejelölésével van lehetőségünk az adott cikk cikkszámára szűrni.

A  (Cikkszám) mezővel jelölhetjük ki, hogy mely cikkszámra szeretnénk a szűrést.

A Beszerzési szállítólevél és beszerzési számla bizonylatoknál felhasznált adatgyűjtések esetén látható egy legördülő lista, melyben kiválasztható, hogy a rendszer:

  • Ne vegye figyelembe az előzményeket: a jelenlegi működés, az adatgyűjtés tételei új tételekként kerülnek felvételre előzmény hivatkozás nélkül.
  • Szállítói rendelés bizonylatok figyelembevétele: a rendszer az adatgyűjtés tételei szerint az előzményként figyelembe vehető szállítói rendelés bizonylatok tételeire hivatkozva veszi fel a tételeket a bizonylatra. Amennyiben nem áll rendelkezésre az adatgyűjtés szerinti előzmény, úgy a maradék mennyiséget a felhasználónak kell rögzítenie.
  • Beszerzési szállítólevél bizonylatok figyelembevétele: a rendszer az adatgyűjtés tételei szerint az előzményként figyelembe vehető beszerzési szállítólevél bizonylatok tételeire hivatkozva veszi fel a tételeket a bizonylatra.
  • Elsődlegesen a Szállítói rendelés, másodlagosan a Beszerzési szállítólevél bizonylatok figyelembevétele,
  • Elsődlegesen a Beszerzési szállítólevél, másodlagosan a Szállítói rendelés bizonylatok figyelembevétele: ez és az előző választási lehetőség az első kettőhöz hasonló működést takar. A rendszer mind a két típusú bizonylatelőzményt figyelembe veszi, az elsődleges típust priorizálva. Az előzménybizonylatok figyelembevétele időrendben a legrégebbitől a legújabb felé haladva történik mind a négy esetben. A figyelembe vehető előzménybizonylatok azok a nem feldolgozott bizonylatok a rendszerben, melyek szállítója megegyezik a készülő bizonylat szállítójával és a tételei között szerepel az adatgyűjtés adott tétele szerinti cikk.

A rendszer az adott tételhez minden esetben a teljes felosztás adatokat másolja, akkor is, ha nem az előzmény teljes mennyiségét rögzítette fel. A bizonylat rögzítésénél a rendszer figyelmeztet, ha egy tételhez több felosztás tartozik, mint a tétel mennyisége a bizonylaton.

A Beszerzési szállítólevél bizonylatok esetében csak az alábbi két funkció érhető el:

  • Ne vegye figyelembe az előzményeket
  • Szállítói rendelés bizonylatok figyelembevétele


Az Adatgyűjtés előzménybizonylat funkciót választva (Készlet/Raktárak közötti átadás), az adatgyűjtésből a készülő bizonylatra kerülő SN/LOT készletkezelési módú cikkek esetében a rendszer színezéssel jelöli azokat, és a  (Módosít) gombra kattintva lehetőség van az SN/LOT kódok megadására. Ez által a színezés a készülő bizonylat tételsorairól eltűnik, a bizonylat rögzíthetővé válik.

Előzmény Vevői rendeléssel

Proforma, Szállítólevél és Számla esetében lehetőség nyílik az Adatgyűjtéssel Vevői rendelés bizonylatot feldolgozni, mely a művelet után előzményként fog szerepelni az említett bizonylatokon.

Ilyen esetben az Adatgyűjtés ablak módosul:

A  (Szűrés és előzmény) gomb a korábbi Szűrés helyén, funkciója változatlan.

A  (Előzmény vevői rendelés) mezővel kiválaszthatunk egy vevői rendelést, amit szeretnénk az adatgyűjtéssel feldolgozni és előzményként felhasználni az aktuális készülő bizonylatunkon.

Ha került kiválasztásra vevői rendelés, akkor az adatgyűjtés kiválasztása után egy ellenőrzést követően megjelenítésre kerülnek azok a tételek amelyeket a program nem tudott a bizonylatra emelni. Ennek oka lehet:

    • az adatgyűjtésen nem szerepel olyan cikk, ami a vevői rendelésen található,
    • a vevői rendelésnek nincs megfelelő mennyiségű nyitott cikke.

Ezeket az információkat egy ellenőrző ablakban adja tudtunkra a rendszer:

A listát exportálhatjuk.

Az ablak bezárása után az importálható cikkek bizonylatra kerülnek megőrizve a vevői rendelésen rögzített sorrendet; a bizonylat rögzítése után pedig a vevői rendelés felhasznált mennyiségei feldolgozottá válnak.

Számla és szállítólevél esetében a cikkeken felül az utoljára előzményként adatgyűjtésre behúzott vevői rendelés bizonylat fejadatai is importálásra kerülnek, ezek:

    • a szállítási cím
    • üzletkötő
    • háttérkondíció
    • külső megrendelés azonosító
    • bizonylatmegjegyzés.